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Formato para solicitud de viáticos de una empresa

Las empresas y organizaciones necesitan un proceso de control de viáticos para darle a su personal los recursos que cubren los gastos de un viaje de trabajo: pasajes, hospedaje, alimentación y transporte. El formato para solicitud de viáticos es el documento con el que ese proceso empieza: dice quién viaja, a dónde, para qué, cuántos días y cuánto estima gastar, y deja constancia de quién lo autorizó.

El trámite varía de una empresa a otra. Abajo está un formato base con los campos que lleva, listo para copiar a tu hoja de cálculo o a tu procesador de textos, y lo que conviene cuidar al autorizar y al comprobar.

Qué es una solicitud de viáticos

Los viáticos son el dinero que la empresa entrega a una persona que sale a trabajar fuera de su lugar habitual —el comisionado— para que cubra sus gastos durante la comisión. La solicitud es el paso previo: se llena antes del viaje, la autoriza el jefe inmediato y con ella finanzas entrega un anticipo.

Tener un formato único sirve para tres cosas: que nadie viaje sin autorización, que el monto se calcule con las mismas reglas para todos y que, al regresar, haya contra qué comparar lo que se gastó.

El formato: campos de una solicitud de viáticos

Estos son los campos de un formato completo. Copia la tabla a tu hoja de cálculo y adapta los conceptos a tu política; la columna de la derecha dice para qué sirve cada uno.

Sección	Campo	Para qué sirve
1. Control	Folio de la solicitud	Liga la solicitud con el anticipo y con la comprobación
	Fecha de la solicitud	Muestra que se pidió antes del viaje
2. Comisionado	Nombre completo	Identifica a quien recibe el dinero
	Número de empleado	Liga la solicitud con la nómina
	Puesto y área	Define qué tabulador de viáticos le aplica
	Centro de costos	Dice a qué presupuesto se carga el gasto
3. Comisión	Destino (ciudad y estado o país)	Define tarifas y si es viaje nacional o al extranjero
	Motivo u objetivo de la comisión	Justifica el viaje: cliente, proyecto, auditoría, capacitación
	Fecha y hora de salida	Marca el inicio de la comisión
	Fecha y hora de regreso	Marca el fin y el plazo de comprobación
	Número de días y de noches	Base del cálculo de alimentación y hospedaje
	Medio de transporte	Avión, autobús, vehículo de la empresa o vehículo propio
4. Gastos estimados	Pasajes	Boletos de avión o autobús, si no los compra la empresa
	Hospedaje	Noches por tarifa autorizada
	Alimentación	Días por monto diario autorizado
	Transporte local	Taxis, traslados al aeropuerto, estacionamiento
	Combustible y casetas	Solo si viaja en vehículo
	Otros (especificar)	Lo que no cabe en los anteriores, con su justificación
	Total estimado	Suma de los conceptos
5. Anticipo	Monto del anticipo solicitado	Puede ser menor que el total si una parte la paga la empresa directo
	Forma de entrega	Transferencia a la cuenta del comisionado o tarjeta corporativa
	Fecha límite de comprobación	Cuántos días hábiles después del regreso hay para comprobar
6. Autorizaciones	Firma del solicitante	Se compromete a comprobar y a devolver el sobrante
	Firma del jefe inmediato	Autoriza que el viaje es necesario
	Visto bueno de finanzas o administración	Confirma monto, política y presupuesto

El formato solo pide los datos que sirven para autorizar, pagar y comprobar el viaje. Ningún otro dato personal: lo que no ayuda a decidir o a comprobar el viaje no aporta nada a la solicitud y la empresa no necesita guardarlo ahí.

El proceso: de la solicitud a la comprobación

1. Solicitud. El comisionado llena el formato con anticipación, con el motivo y el cálculo de cada concepto según el tabulador.
2. Autorización. El jefe inmediato confirma que el viaje es necesario y firma.
3. Revisión de finanzas. Revisa que los montos correspondan a la política y que haya presupuesto en el centro de costos.
4. Entrega del anticipo. Por transferencia o tarjeta corporativa, ligada al folio.
5. Comisión. El comisionado pide comprobante fiscal de cada gasto a nombre de la empresa.
6. Comprobación. Al regresar entrega comprobantes, informe y sobrante dentro del plazo.
7. Cierre. Finanzas concilia el anticipo contra lo comprobado: devuelve la diferencia a favor del comisionado o cobra la que queda en su contra.

Si este proceso vive solo en la costumbre de quien lleva la tesorería, conviene escribirlo como un procedimiento con responsables y plazos; así deja de depender de una sola persona. Cómo se documenta un proceso así está en nuestra guía del manual de procedimientos.

Cómo se comprueban los viáticos

• Comprobantes fiscales (CFDI) de cada gasto, emitidos a nombre de la empresa, no del comisionado.
• Relación de gastos que liga cada comprobante con un concepto de la solicitud.
• Informe breve de la comisión: qué se hizo y con quién, para que el gasto tenga una razón de negocio documentada.
• Devolución del sobrante, con su ficha de depósito o transferencia.

Lo que cuidar en la parte fiscal

Dos artículos de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) explican por qué la comprobación importa tanto:

• Para el trabajador, los viáticos efectivamente gastados en servicio del patrón y comprobados con comprobantes fiscales están exentos de ISR (artículo 93, fracción XVII).
• Para la empresa, la deducción de viáticos tiene condiciones y límites diarios por concepto, y no aplica a gastos dentro de una franja de 50 kilómetros alrededor del establecimiento (artículo 28, fracción V).

Los montos y el tratamiento de lo que no se comprueba los define tu contador con la ley vigente; el formato solo debe dejar todo listo para que pueda hacerlo.

Errores frecuentes

• Autorizar después del viaje. La solicitud firmada con fecha posterior a la salida no demuestra nada.
• Facturas a nombre del comisionado. La empresa no puede usarlas para comprobar.
• Anticipos sin folio. Sin folio, finanzas no puede conciliar qué anticipo corresponde a qué comprobación.
• Sin plazo de comprobación. Los anticipos se acumulan meses abiertos y al cierre del año nadie recuerda qué se gastó.
• Un tabulador distinto para cada quien. Si el monto diario se negocia caso por caso, la política no existe.

Preguntas frecuentes