Guía: Cómo implementar ISO 14001
Implementar ISO 14001 para nuestra empresa u organización puede parecer en primera instancia un proyecto complejo.
Dado que implica conocer la norma, cumplir con los diferentes lineamientos que engloba, así como definir roles y asignar responsables puede parecer un gran reto el conseguirlo.
Más aún, si consideramos que el punto final para garantizar la eficaz implementación de la norma es conseguir certificarse, debemos asegurarnos de que el trabajo de implementación lo hagamos correctamente.
Sin embargo, podemos facilitarnos el proceso de implementar ISO 14001 en nuestra empresa, si entendemos los elementos clave involucrados en la implementación, elaboramos un plan y conformamos un equipo de trabajo que nos ayude a conseguirlo.
El siguiente artículo es una guía que tiene como propósito simplificar el proceso para implantar la norma ISO 14001 de forma eficaz.
¿Qué es la ISO 14001?
La norma ISO 14001 es un conjunto de procesos y procedimientos creados que permiten a las organizaciones analizar, controlar y reducir el impacto ambiental de sus operaciones y servicios.
Esta norma establece los lineamientos para los Sistemas de Gestión Medioambiental (SGM), existe desde hace casi 15 años y es una de las normas internacionales más populares.
También proporciona herramientas sobre cómo mejorar las partes críticas de su SGM y, a continuación, hacer un seguimiento de sus progresos con respecto a los objetivos fijados.
Esta norma es exigida a más de 200,000 organizaciones y aplicada por más de un millón de empresas con oficinas en todo el mundo, por esta razón es una de las normas más adoptadas.
Beneficios: ¿Por qué implementar la ISO 14001?
La gestión del medio ambiente es de suma importancia para cualquier empresa, pero en el mercado competitivo actual adoptar la norma es ya una necesidad.
La ISO 14001 proporciona un marco para ayudar a su organización a establecer y mejorar su rendimiento medioambiental mediante la reducción de residuos, el ahorro de energía y la reducción de costes. La implantación de un sistema formal de gestión medioambiental le permitirá mejorar el rendimiento de su empresa, así como su reputación ante clientes y proveedores.
Existen muchas razones para implantar un sistema de gestión medioambiental el cual inclusive, también puede ser un buen complemento para nuestro actual Sistema de Gestión de Calidad (SGC) si es que contamos con uno.
Dentro de los principales beneficios que las organizaciones encuentran en implementar la ISO 14001 podemos destacar los siguientes:
Cumplimiento regulatorio
Obtener la certificación ISO 14001 nos ayuda a garantizar que nos mantenemos al día con la normativa que nos regula.
Esto ayuda mucho a evitar multas y una mala reputación que pueden devastar a las empresas que no cumplen con las leyes y regulaciones vigentes.
Reducción de de desperdicios
La norma tiene como objetivo reducir la cantidad de residuos que producen las organizaciones.
Desde el funcionamiento innecesario de la maquinaria hasta la falta de capacitación que hace que se dejen materiales en exceso, la norma tiene como objetivo identificar y mitigar todos los desperdicios.
Al utilizar más fuentes de energía renovables y procesos de ahorro de energía, una empresa se vuelve más eficiente evitando desperdicios.
Reducción de de costos
Naturalmente, un aumento en la eficiencia conducirá a una reducción de los costos de funcionamiento de una empresa.
El costo de la gestión de desechos debería disminuir, al igual que disminuirá la necesidad de procesamiento y eliminación de desechos
Ventaja competitiva
Estudios demuestran que las empresas que adoptan la certificación ISO 14001 son más competitivas y eficientes, ganan más contratos y obtienen mayores ganancias.
Otros beneficios que podemos incluir también son:
- Otorga credibilidad y valor al mejorar la imagen de la empresa
- Ofrece un mejor desempeño ambiental y de administración
- Mejora la eficiencia de los recursos
- Asegura que los problemas ambientales se abordan desde la estrategia de la organización
- La implementación del sistema fomenta la mejora ambiental
- Mejora la gestión de proveedores al conseguir proveedores que se desempeñan mejor y son más responsables
- Brinda seguridad a los clientes que buscan soluciones ambientales
¿Por qué deberíamos empezar ahora y no más tarde?
Ya vimos que hay muy buenas razones para implementar la norma ISO 14001 en nuestra organización.
Pero, ¿por qué empezar ahora y no más tarde?.
La justificación es que cuanto más esperemos, más trabajo nos supondrá implantarla en nuestra organización.
Dentro de uno o dos años, podría haber nuevas versiones de esta norma. Si decidimos implantar más tarde, tendremos que adoptar los nuevos cambios.
Por otro lado, implementar la ISO 14001 será la manera de garantizar que nuestro SGM esté alineado con las últimas tendencias de nuestro sector, permitiendo a nuestra organización responder a las cambiantes regulaciones y preocupaciones ambientales.
Finalmente el haber implementado la norma y estar certificados nos permitirá acceder a nuevos mercados en los que se exige el cumplimiento de esta norma.
Nos ayudará a crear confianza con las partes interesadas, incluidos los accionistas, los colaboradores, los clientes y las comunidades locales, demostrando que nuestra organización es transparente y responsable.
¿Cuál es el costo?
El coste de la implantación de la ISO 14001 suele ser bastante bajo. La norma está diseñada para ser flexible, fácil de usar y adaptable a cualquier tamaño de empresa u organización.
En una encuesta reciente, sólo el 38% de los encuestados dijeron que necesitaban contratar a un consultor externo para ayudarles a implantar la norma. Para muchas empresas, el coste de la implantación fue inferior a 500 dólares.
Es probable que el costo sea muy variable en función del tamaño de la organización y de las operaciones.
Si parte de cero, es probable que el coste sea mayor, ya que la formación de su personal y la creación de un sistema para gestionar sus procesos requerirán más tiempo y recursos.
Sin embargo, incluso si ya dispone de algunos procesos, debe tener en cuenta el tiempo necesario para formar a su personal y los costos de auditoría.
Si tenemos un equipo pequeño y un impacto medioambiental mínimo, el costo podría ser muy bajo. Sin embargo, si se trata de una gran planta de fabricación con muchos equipos y maquinaria, entonces puede ser más complejo y costoso.
¿Cómo implementar ISO 140001?
Para garantizar una implantación de la norma ISO 14001 exitosa debemos asegurarnos de que contemplemos con actividades antes, durante y después de la implementación.
Dentro de las actividades clave se encuentran las siguientes:
- Contar con el apoyo de la dirección
- Establecer una estrategia
- Desarrollar un plan y presupuesto
- Definir funciones y responsabilidades
- Comunicar la iniciativa
Contar con el apoyo de la dirección
Si la iniciativa de implementar ISO 14001 no viene directamente de la dirección de la organización, debemos ver la manera de interesarlos para contar con su participación y apoyo.
La alta dirección posee siempre interés en que la organización se beneficie, por lo que nuestra labor será alinear los beneficios que la implementación de la norma ofrece y vimos ya anteriormente.
Teniendo ya identificados los beneficios relevantes para la dirección, deberemos entonces reunirnos con ellos para exponer la iniciativa, conseguir su involucramiento y apoyo.
Establecer una estrategia
Al igual que con cualquier estrategia empresarial, debemos involucrar al equipo de liderazgo de la organización.
Con ellos debemos plantear una estrategia para implantar la ISO 14001 que incluya el alcance, los objetivos, las acciones necesarias y un calendario de implantación.
El alcance de la norma es muy flexible y está diseñado para que las empresas puedan aplicar sus principios a cualquier escala. Podremos facilitar la tarea de implementación si planteamos un alcance adecuado al tamaño y presupuesto de nuestra empresa.
Desarrollar un plan y presupuesto
Una vez que establecimos un alcance para nuestro SGM, esto nos ayudará a desarrollar un plan y un presupuesto para implementar la norma ISO 14001.
Dentro de los elementos que deberá contemplar este plan y presupuesto están:
- Cuánto tiempo, dinero y recursos serán requeridos
- Qué formación deberemos considerar
- A quiénes involucramos y cuándo (colaboradores, proveedores, clientes, entre otros)
- Las auditorías que se realizarán, internas y externas.
Definir funciones y responsabilidades
Sabemos que la implantación de la norma afectará a toda la organización.
Por lo tanto será importante involucrar a los miembros pertinentes de la organización para garantizar que se tengan en cuenta sus actividades cotidianas.
Una forma de conseguirlo es formar un grupo de trabajo, que ayude a comunicar con el resto de la organización y garantizar que la gente sea consciente de lo que tiene que hacer para implantar la norma ISO 14001.
Una buena manera de empezar es formando un grupo de dirección que pueda asesorar y orientar a lo largo del proceso de implantación.
¿Qué hacer después de implementarla?
Una vez que hemos implementado la norma ISO 14001 y hemos conseguido certificar a nuestra organización, ¡felicidades! Hemos conseguido un importante logro para nuestra empresa.
Pero el trabajo aún no ha terminado. De hecho, acaba de empezar.
La norma ISO 14001 requiere de varias actividades regulares después de completar la implementación.
Algunas de estas actividades son para la mejora continua de nuestro SGM y otras son para mantener la certificación ISO 14001.
La primera actividad a contemplar es la auditoría del primer año.
Deberemos realizar una auditoría del primer año para garantizar el cumplimiento continuado una vez finalizada la implantación. Una vez completada esta auditoría del primer año, también tendremos que realizar auditorías internas cada seis meses a partir de entonces.
Debemos realizar la revisión de nuestro SGM una vez al año, tal y como exigen las normas.
Esta revisión debe ser completada por la alta dirección y debe estar documentada para que su empresa continúe con su estado de certificación. Para mantener nuestra certificación intacta, esta revisión debe ser lo más eficaz posible.
Conclusiones
Como conclusión, podemos decir que el proyecto de implementación de ISO 14001 para nuestra organización, se puede convertir en una iniciativa clave para alcanzar los objetivos estratégicos por los beneficios que proporciona.
La norma ISO 14001 está aceptada en todo el mundo y ha dado a las organizaciones la oportunidad de pensar en verde en sus operaciones diarias.
La implantación de sistemas de gestión medioambiental ISO 14001 en una organización, es una forma eficaz de integrar la protección del medio ambiente en las actividades principales de la organización.
La implementación de ISO 14001 es esencial para la gestión eficaz de nuestra empresa y puede ayudar a evitar costosas multas o sanciones. En ello veremos reflejado mucho del gran beneficio de implementarla.
Un sistema de gestión ISO 14001 puede implantarse con bajos costos y obtener todos los beneficios si adoptamos el enfoque correcto paso a paso.
Es importante plantear una estrategia adecuada y responsables de. proyecto que tengan todas las competencias necesarias para impulsar el sistema de gestión medioambiental.
A menudo esto implica la contratación de personas con conocimientos, lo que nos puede ayudar a agilizar el proceso, aunque esto supone gastos en un principio, normalmente son mucho menores que la contratación de nuevos empleados sin los conocimientos y habilidades adecuados para realizar el trabajo.
¿Que debe contener la caracterización de procesos según la iso 14001? (Aparte de entradas y salidas)