Automatización de procesos ¿Cómo implementarla?

La automatización de procesos es la integración de aplicaciones de software, personas y procesos, a través de un flujo de trabajo (workflow) definido.

Al implementarla se logra eliminar errores, reducir costos y tiempos al hacer más eficientes las actividades, sustituyendo el trabajo manual con herramientas de software.

Entre otros beneficios también se obtiene un retorno de la inversión dado el ahorro que representa.

Así como una ventaja competitiva al entregar productos y servicios a menor costo, más rápido y con mayor calidad.

Es por esto que cada vez más compañías y organizaciones, sin importar el tamaño o giro, están implementando la automatización en sus procesos.

Veamos aquí los beneficios en concreto y los procesos más representativos, en los que la automatización ofrece mucho valor.

Descarga la plantilla para documentar procesos de negocio en el siguiente botón:

Beneficios de la automatización de procesos

Algunos de los beneficios de los que sacan mayor provecho las organizaciones al automatizar sus procesos son:

1. Controlar y dar seguimiento de las actividades en todo momento de forma detallada y completa, pudiendo conocer su estatus de forma inmediata
2. Reducir el tiempo del ciclo de proceso, es decir desde que inicia hasta que termina
3. Eliminar el intercambio de información a través de correo electrónico, archivos Word, Excel y documentos en papel
4. Eliminar tiempos muertos entre que termina una actividad y comienza la siguiente, agilizando la comunicación entre personas y áreas
5. Intercambiar la información entre sistemas de forma automática, evitando la recaptura que da consecuencia a errores humanos
6. Obtener indicadores de desempeño (KPI) actualizados en tiempo real
7. Conocer exactamente lo ocurrido en cada paso del proceso, a través del registro o rastro que se genera de cada actividad
8. Identificar cuellos de botella, tareas redundantes o las que no dan valor para mejorar el proceso
9. Mantener bajo supervisión estricta las tareas que dan más valor a la organización, como aquellas donde se tiene interacción con clientes
10. Recibir mediante notificaciones automáticas alertas cuando de lo que pasa o deja de pasar en cualquier punto del proceso
11. Abstraer y controlar las reglas o políticas para que se apliquen a diferentes procesos de manera homogénea
12. Facilitar la búsqueda de información al tenerla centralizada
13. Conseguir resultados con el miso esfuerzo y costo, o que al menos no sean tan variables

Procesos con gran valor al automatizar

Dado que existen un gran número de procesos que instrumentan las organizaciones dependiendo de su giro o labor, aquí te mencionaremos algunos que tienen más valor al automatizarse.

Estos vamos a agruparlos de acuerdo a las áreas o funciones que existen en una organización.

Sin embargo, hay también procesos que cruzan horizontalmente a diferentes áreas por lo que también los identificamos y mencionamos.

Procesos por área o función

Comercial (Marketing y ventas):

• Generación y seguimiento a campañas
• Elaboración de propuestas y cotizaciones
• Gestión de oportunidades comerciales
• Desarrollo de nuevos productos

Administración y finanzas:

• Facturación
• Cobranza
• Compras
• Pago a proveedores
• Pago de nómina
• Control de gastos
• Viáticos

Operaciones:

• Plan de producción
• Solicitud de insumos o materias primas
• Logística

Recursos humanos:

• Reclutamiento y selección
• Alta y contratación
• Movimientos de personal
• Desarrollo de personal

Procesos transversales:

• Del contacto del cliente al pedido
• Del pedido al cobro (order to cash)
• De la compra al pago
• De la aparición a la resolución de incidentes o problemas
• Logística: procesamiento de pedidos

Pasos para implementar la automatización de procesos

Una vez identificados los grandes beneficios, así como algunos de los diferentes procesos que dan más valor al automatizarse, veamos a continuación los pasos para llevarlo a cabo.

La automatización de procesos se realiza a través de un ciclo con cinco diferentes pasos o etapas, veamos a continuación cada uno de ellos.

Paso 1. Define la información clave y actividades

Primero hay que identificar y definir toda la información necesaria e importante del proceso a automatizar.

Antes de automatizar cualquier proceso es necesario que esté completamente definido y documentado.

Si la definición documentada no esta apegada a la realidad en cómo opera el proceso, el control a llevar a cabo por la automatización será incorrecto.

Por lo tanto si no tienes aún definido, mapeado y documentados tus procesos, te recomiendo revisar la siguiente guía dando click aquí para realizarlo.

En resumen los puntos importantes a definir para un proceso son:

1. Nombre del proceso
2. Objetivo
3. Justificación
4. Alcance
5. Participantes
6. Evento de inicio y fin
7. Pre-condiciones y Post-condiciones
8. Diagrama del proceso
9. Descripción o narrativa
10. Reglas de negocio
11. Glosario de términos

Paso 2. Modela el proceso

Teniendo el diagrama del proceso e información de entrada y salida para las actividades del paso uno, lo siguiente es modelarlo en una herramienta para automatizar el proceso.

Estas herramientas o plataformas son conocidas como BPMS por sus siglas en inglés de Business Process Management Systems o Sistemas de gestión de procesos de negocio.

Existen muchas alternativas en el mercado, tan robustas y costosas como deseemos.

Sin embargo la recomendación es optar con una que nos permita automatizar nuestro primer proceso de forma rápida y viable en inversión.

Algunas herramientas que permiten esto en el mercado son:

1. Kissflow
2. Pipefy
3. Flokzu

Esta última plataforma, Flokzu, ofrece varias características y beneficios que vale la pena revisar.

Flokzu es una herramienta colaborativa para definir y automatizar workflows dentro de una organización.

Dentro de los aspectos que más destacan de esta plataforma están:

1. Diseñado especialmente para pequeñas y medianas empresas
2. No requiere de conocimiento técnico para su implementación
3. Es personalizable a las necesidad de cada organización
4. Trabaja completamente en la nube
5. La información es almacenada de forma segura
6. Permite búsquedas y recuperación ágil de la información
7. Facilita la integración con otros sistemas
8. Utiliza la notación estándar BPMN para el modelado de procesos

Paso 3. Ejecuta el proceso

Una vez el modelado e implementado el proceso en la plataforma BPMS lo siguiente es ejecutarlo.

La ejecución comienza con la capacitación a usuarios en el uso de la plataforma y llevar a cabo una prueba o simulación de la ejecución real del proceso.

Una vez hecho un ejercicio al menos de la simulación del proceso y resolver dudas o hacer ajustes al mismo, hay que establecer un punto de inicio para que comience ya el control a través de la automatización de procesos.

El punto de inicio puede ser una fecha en especifico a partir de la cual se ejecutará el proceso a través de la plataforma.

También puede ser dependiendo del proceso, un número pedido, solicitud, orden de compra, vacante, orden de entrega, etc.

Cuando comenzamos la ejecución es normal que sigan surgiendo dudas de los participantes, en cuanto a la ejecución de actividades.

Así como también que haya resistencia al cambio.

La solución a esto es dar soporte a los participantes para resolver cualquier duda o problema al que se enfrenten.

Paso 4. Monitorear y medir

El monitoreo consiste en identificar como se comportan los indicadores clave de desempeño del proceso (KPIs), los acuerdos de nivel de servicio (SLAs) o cualquier otra métrica de desempeño.

A través de las plataformas BPMS será muy sencillo obtener las métricas e irlas monitoreando.

En un principio es recomendable seguir métricas básicas para medir el desempeño de nuestro proceso.

Ejemplos de estas son:

1. Duración de principio a fin del proceso
2. Tiempo promedio de la duración de las actividades
3. Duración de etapas o hitos del proceso
4. Número de veces que sigue las rutas del proceso (ideal, alternas o excepcionales)
5. Problemas frecuentes en la ejecución del proceso

Paso 5. Revisa el proceso e identifica áreas de oportunidad

Con base en las métricas, así como en los problemas identificados terminaremos el ciclo con los ajustes u optimizaciones al proceso.

Algunos criterios que podemos utilizar para identificar aspectos a mejorar de nuestro proceso son:

1. Tareas que no aportan valor al resultado
2. Tareas que pueden hacerse como parte de un paso más del proceso
3. Cuellos de botella
4. Actividades de alto riesgo
5. Tareas que aportan mucho al resultado por lo que conviene tener mayor control o monitoreo

Conclusiones

La automatización de procesos es el mecanismo a través del cual se benefician hoy en día las empresas para agilizar sus actividades, eliminar errores y reducir costos.

No es necesario ser una empresa muy grande para poder automatizar nuestros procesos.

De hecho los principales procesos que se benefician más de la automatización son los administrativos, los cuales implican intercambio de información y resultados cortos.

Cualquier proceso es susceptible a automatizarse, sin embargo podemos empezar por aquellos donde veamos carga de trabajo o descontrol por la cantidad de veces que se ejecutan.

Hoy en día podemos sacar mucho provecho de las herramientas disponibles que poder conseguir a un precio razonable y con un gran retorno de inversión.

Dale vida a tus procesos. ¡Automatizalos!

• Elimina las tareas realizadas por correo electrónico, papel u hojas de trabajo (Excel)
• Asigna automáticamente y da seguimiento a cada tarea su termino
• Reduce los errores humanos al intercambiar información por correo y documentos
• Reduce el tiempo y mejora continuamente el proceso