Diferencia entre proceso y procedimiento

La diferencia entre proceso y procedimiento está en que un proceso cumple un objetivo más general, mientras que un procedimiento uno más específico como lo es una tarea.

Para entender mejor esta diferencia comenzaremos por definir ambos conceptos.

Posteriormente mostraremos algunos ejemplos de cada uno de ellos.

Finalmente veremos algunos criterios que nos ayudarán para facilitar la tarea de identificar si se trata de un proceso o procedimiento.

Por lo pronto aquí podrás ver un video que te explica también la diferencia entre proceso y procedimiento:

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Proceso

Existen muchas definiciones para la palabra proceso o el término proceso que viene del latín processus, sin embargo una que tiene buena popularidad y aceptación es la del diccionario Oxford.

Esta dice así:

Un proceso es una secuencia de pasos o acciones realizadas para conseguir un fin determinado.

Así mismo, podemos encontrar la de ISO 9000 que dice:

Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que al interactuar juntas convierten los elementos de entrada en resultados.

Algunos ejemplos de procesos con fases sucesivas que involucran personas dentro y fuera de la empresa son:

  • Del pedido al cobro (Order to cash)
  • Adquisición de materia prima
  • Facturación y cobranza
  • Entrega de productos o servicios

Dentro de los ejemplos de procesos administrativos que son comunes sin importar a qué se dedica la organización, son:

  • Compras
  • Reclutamiento y selección de personal
  • Gestión de tecnologías de información
  • Entre otros.

Procedimiento

Para la definición de procedimiento utilizaremos la de ISO 9000 que nos dice:

Es la forma específica de llevar a cabo una actividad.

Que lo podemos traducir a:

Se le llamará procedimiento a la forma en que se define una serie de pasos para obtener un resultado específico.

Tenemos diferentes tipos de procedimientos como: procedimientos administrativos, operacionales, médicos, etc.

Por ejemplo, sabemos que el procedimiento judicial es concebido doctrinalmente como la forma en que se concreta la actividad jurisdiccional y constituye el elemento dinámico del proceso para actos jurídicos.

A simple vista la definición es muy parecida a la de un proceso, por lo que veremos entonces más a detalle la diferencia que caracterísa a ambos conceptos.

Diferencia entre proceso y procedimiento

La diferencia entre proceso y procedimiento radica en el ámbito en que cada una consigue un resultado.

Mientras que en un proceso es conseguir un fin más general donde participarán diferentes personas de diferentes área para conseguirlo.

En un procedimiento el objetivo es más específico y lo puede conseguir una misma persona o área de una empresa.

Otra de las diferencias es la forma en que un proceso puede seguir uno o más procedimientos.

Por lo tanto los procedimientos podrán ser los pasos o actividades que sigue un proceso para obtener un resultado.

Para ejemplificar consideremos el caso de una pizzería y su proceso de atención de pedidos

El cual implica la ejecución de las siguientes actividades para entregar sus pizzas:

Ejemplo-Proceso

La ejecución de todas las actividades le denominamos proceso, mientras tanto un procedimiento que se encuentra incluido es el de preparar la pizza.

Dado que cada tipo de pizza es preparada diferente, el cocinero o chef tendrá un receta de la cual se guíe para prepararla y será su proceso productivo o proceso de fabricación de la pizza.

Su receta que tiene las instrucciones específicas será entonces el procedimientos efectivo para elaborar la pizza.

Se recomienda que tanto el proceso y procedimiento se encuentren documentados (escritos en papel o formato digital) y darse a conocer a todos los integrantes de una empresa.

Criterios para identificar la diferencia entre proceso y procedimiento

Algunos criterios que podemos utilizar para facilitar la tarea de identificación, son los siguientes:

Proceso Procedimiento
Cumplen un objetivo común Cumplen objetivos específicos
Intervienen varias personas de
diferentes áreas de una organización
Lo realiza una persona o una misma área
Tienen etapas Tienen pasos o tareas
Su ejecución es continua Su ejecución es discontinua
Son dinámicos (cambian con frecuencia) Son estáticos (comúnmente no cambian)
Se originan de la necesidad y la voluntad de alcanzar determinada finalidad Se originan de la intensión de querer realizar y completar una tarea  por medio de guías (pasos y objetivo claros) establecidas.

Ahora veamos algunos ejemplos que nos mostrarán de forma mas sencilla la diferencia entre proceso y procedimiento:

Proceso de compras

Se refiere a la acción de comprar los productos o servicios, incluyendo recibir y pagar. Dentro de este podemos encontrar las fases o procedimientos de:

  • Registro de la requisición
  • Solicitar cotizaciones
  • Validar factura
  • entre otros

Proceso de reclutamiento y selección

De manera general este proceso puede contemplar los siguientes procedimientos:

  • Requisición de Personal.
  • Reclutamiento
  • Selección
  • Contratación

Proceso de marketing y ventas

Este proceso se refiere a la serie de etapas que tienen como objetivo, encontrar y conectarse con clientes para conseguir que hagan una compra, estas etapas pueden ser:

  • Prospectar
  • Calificar prospecto
  • Realizar propuesta
  • Negociación / Manejo de objeciones
  • Cierre

Proceso de facturación y cobranza

Corresponde a tener un control sobre el flujo de efectivo y los ingresos que se tienen por la comercialización de nuestros productos y servicios, las fases de las cuales esta compuesto son:

  • Realizar factura
  • Comprobar factura
  • Pago
  • Cierre de pedido

Conclusiones

El conocer la diferencia entre proceso y procedimiento nos ayudará a definir y conceptualizar mejor cada uno de estos elementos.

En el día a día nos encontraremos que estos conceptos se utilizan de forma indistinta y esto es un fenómeno natural que ocurre en muchas organizaciones.

Sin embargo, es trascendente entender saber que son cosas distintas.

Dado que si sabemos identificar dichas diferencias, esto nos ayudará a establecer un mejor ámbito para cada una de ellas ya que como mencionamos un proceso natural tienen un alcance más general.

Y por contra parte los procedimientos son más específicos y detallan cómo proceder para la ejecución de algo más específico.

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