Procedimientos del SGC
En este blog te explicamos cuáles son los procedimientos que se deben tomar en cuenta para implementar un Sistema de Gestión de Calidad (SGC).
Los procedimientos descritos se encuentran conforme a los requisitos de la norma ISO 9001: 2015.
Por lo que si estas interesado en obtener la certificación de calidad es importante que tomes en consideración los siguientes procedimientos:
- Acciones para abordar riesgos
- Control de personal
- Control de infraestructura
- Control de recursos de monitoreo y control
- Control de conocimiento organizacional
- Control de información documentada
- Marketing
- Análisis de contrato
- Diseño y desarrollo
- Control de procesos, productos y servicios provistos externamente
- Prestación de servicios
- Control de salidas no conformes
- Control de no conformidades en la provisión de servicios
- AuditorÃa interna
- Revisión de gestión
- Acción correctiva
Los cuales deben estar documentados y contar con sus respectivos registros para cumplir con un Sistema de Gestión de Calidad.
Actualmente se encuentra vigente la versión 2015 y está próxima a salir la actualización de la norma a la versión 2018. Si deseas obtener dicha norma, da clic aquÃ.
Descarga el checklist para identificar los procedimientos para implementar un SGC en el siguiente botón:
Ahora te explicaremos más a fondo en qué consiste cada uno de ellos ¡Comencemos!
Acciones para abordar riesgos
Para comenzar, en este procedimiento se deben describir las acciones para tomar medidas para abordar los riesgos y las oportunidades como parte de la toma de decisiones en todos los niveles de la Organización.
Algunos de los registros que se encuentran ligados a este son:
- Plan de gestión de riesgos
- Criterios de riesgo
- Lista de riesgos
- Plan de tratamiento de riesgos
- Informe sobre los resultados de la supervisión y revisión del proceso de gestión de riesgos, incluidas las propuestas de mejora.
- Informe actual sobre los resultados de abordar riesgos y oportunidades en los procesos de QMS.
- Informe de información gerencial sobre la productividad del proceso ‘Acciones para abordar riesgos y oportunidades’
- Informe anual sobre los resultados de la implementación del Plan de gestión de Riesgos
- También se deben incluir las propuestas para aumentar la efectividad del Proceso de ‘Acciones para abordar los riesgos y oportunidades’.
Dependiendo de la organización pueden existir más registros relacionados con este procedimiento.
Control de personal
Procedimientos del SGC parte 1
Continuando con el control de personal este debe describir cómo el departamento de recursos humanos, gerente de recursos humanos y gerente de calidad, asà como jefes de departamento en términos de trabajo con personas llevan a cabo las actividades de:
- la determinación de las competencias de sus colaboradores, reclutamiento, contratación, traslado y despido de personal;
- capacitación, incluida la concienciación sobre el SGC;
- evaluación de la efectividad de las medidas para asegurar competencia;
- preservación de la evidencia de competencia;
- análisis de adecuación de recursos humanos, mejora de comportamiento.
Algunos de lo registros asociados a este procedimiento son:
- Plan anual de capacitación
- Hoja de evaluación de eficiencia de capacitación
- Formulario de búsqueda de talento
Control de infraestructura
Otro procedimiento es el del control de la infraestructura que regula como la organización define la infraestructura que requiere para llevar a cabo sus actividades, asà como su mantenimiento y la disponibilidad de a misma.
Algunos de los registros que se pueden incluir en este son:
- Mantenimiento de rutina anual y programa de mantenimiento preventivo
- Calendario de revisiones anuales
- Instrucciones de mantenimiento
- Diario de mantenimiento de la unidad del equipo
- Registros de inspección de edificios y servicios públicos
- Acuerdo de confidencialidad
- Estructura de información para comunicar asuntos relevantes para el sistema de gestión de calidad
Control de recursos de monitoreo y control
Dentro de este procedimiento se debe definir los requisitos, asegurando la disponibilidad y el mantenimiento de los tres componentes de los recursos de monitoreo y medición:
- equipo de medición (ME);
- metodologÃas de monitoreo y medición;
- personal que realiza monitoreo y medición.
Algunos de los registros que pueden estar ligados a este son:
- Certificación de los equipos de medición
Control de conocimiento organizacional
Describe la actividad de la organización para implementar los nuevos requisitos de la norma ISO 9001: 2015 de usar el conocimiento como recurso para los procesos del SGC.
Su objetivo es transformar los flujos de información de origen interno y externo en el banco de conocimiento de la Organización.
El registro que pudiera esta ligado a este es la estructura del banco de conocimiento de la organización.
Control de información documentada
Dentro de ese se establece establece un procedimiento para la creación, aprobación, revisión y control de la información documentada del Sistema de gestión de calidad (SGC).
Cubre todos los procesos y todas las partes del SGC y se aplica a la siguiente información documentada:
- PolÃtica de calidad
- Objetivos de calidad
- Manual del sistema de gestión de calidad (Manual de calidad)
- Procedimientos del sistema de calidad (QSP)
- Instrucciones de trabajo
- Documentos de origen externo
- Registros
- Formularios del sistema de calidad
Los registros asociados a este pueden ser:
- Lista maestra de documentos
- Lista maestra de registros
Marketing
Al mismo modo que los procedimientos descritos anteriormente, este debe regular el funcionamiento del proceso de ‘Comercialización’ de conformidad con la norma ISO 9001: 2015 y garantiza:
a) Relación con los procesos de SGC
- Revisión de gestión
- Diseño y desarrollo
- Análisis de contrato
- Producción
- Control de procesos, productos y servicios provistos externamente
- Control del conocimiento organizacional
b) Relación con las partes interesadas:
- Clientes;
- Sociedad (audiencias de contacto);
- proveedores;
- Intermediarios de marketing;
- Competidores.
c) Obtener información para comprender el contexto de la organización.
d) Creación de una base de datos para obtener y mantener el conocimiento organizacional
Los registros relacionados son:
- Programa de investigación de mercado
- Informe de investigación de mercado
- Estrategias de marketing
- Instrucciones de implementación de estrategias de marketing
Análisis de contrato
Los registros relacionados son:
- Contrato (s) para entregar productos (servicios)
- Protocolo (s) de desacuerdos
- Acuerdo (s) de enmienda (si es necesario)
- Hoja (s) de reconciliación.
- Certificado de aceptación / transferencia
Diseño y desarrollo
En este procedimiento se establecen las actividades para llevar a cabo el diseño y ejecución del proceso de desarrollo considerando la naturaleza, duración y complejidad del mismo;
Los registros relacionados a este pueden ser:
- Solicitud de desarrollo
- Especificación de requerimientos
- Orden de trabajo
- etc
Control de procesos, productos y servicios provistos externamente
En este se regula el control de procesos externos, actividades de productos y servicios, incluidas tres categorÃas:
- Gestión de compras : garantizar la entrega de productos (equipos, materias primas, componentes, etc.) y servicios que se incluirán en los propios productos y servicios de la Organización;
- Gestión de outsourcing : interacción con los proveedores externos que realizan el proceso o parte del proceso para la organización;
- Gestión de la cadena de suministro en nombre de la organización, incluidas las franquicias: interacción con proveedores externos que suministran productos y servicios directamente a los clientes en nombre de la organización.
Los registros que pueden relacionarse a este son:
- Solicitud de compra
- Lista de compras por categorÃa
- Registro y evaluación de proveedores (potenciales, clasificados y aprobados)
Prestación de servicios
Este procedimiento refleja el cumplimiento de todos los requisitos de la norma ISO 9001: 2015 con respecto a la prestación de servicios o la producción de bienes. Es recomendable para organizaciones que brindan servicios.
Control de resultados no conformes
Este describe como la organización guarda los registros de información sobre las medidas adoptadas en las salidas no conformes de los procesos, productos y servicios.
Los registros que pueden relacionarse a este son:
- Inventario de producto no conforme
Control de no conformidades en la provisión de servicios
Este procedimiento describe la implementación de los requisitos de ISO 9001: 2015, que a menudo causan problemas cuando se aplican a los servicios:
- asegurando la identificación de no conformidades,
- realización de correcciones, incluida la posibilidad de suspender la prestación del servicio,
- comunicación de la no conformidad al cliente,
- seguimiento, incluido el análisis.
Auditoria interna
Por consiguiente, el procedimiento de auditorÃa ingterna describe las actividades que se realizan en la organización para llevar a cabo auditorÃas internas de manera periódica del SGC para lograr los siguientes objetivos:
a) Proporcionar información sobre si el SGC se ajusta a:
- los requisitos propios de la organización para su SGC;
- los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001: 2015.
b) Identificar los efectos no deseados y garantizar su prevención, o reducción.
c) Identificar los efectos deseables y asegurar su mejora.
d) Proporcionar información sobre si el SGC se implementa y mantiene de manera efectiva
Los registros que pueden relacionarse a este son:
- Plan de auditorÃa anual
- Plan de realización de auditorÃas
- Minutos de auditorÃa
- Informe de auditorÃa
Revisión de gestión
El establecimiento de revisión por parte de la dirección garantizando la idoneidad, adecuación, efectividad del SGC y alineación con las direcciones estratégicas de la Organización.
Dentro de este podemos encontrar los siguientes registros:
- Agenda de revisión de gestión
- Actas de la reunión de revisión de gestión
Acción correctiva
Para finalizar, este procedimiento debe describir las actividades a realizar para asignar, implementar y registrar acciones correctivas, por lo que debe estar dirigido a corregir las no conformidades, identificar y eliminar las causas de las no conformidades y la prevención de recurrencias de no conformidades en el futuro.
Por lo tanto, las acciones correctivas son aplicables a todos los departamentos y personal y también pueden ser dirigidos a proveedores externos de procesos, productos y servicios.
La lista de procedimientos del SGC puede variar dependiendo del tamaño de la organización dado que la certificación ISO 9001 se centra en el cumplimiento de los requisitos mencionados
Si tu objetivo es conseguir la certificación ISO 9001:2015, asà como las capacitaciones en procesos, no dudes en contactarnos, nosotros te podemos ayudar.
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