El siguiente artículo es una guía completa sobre la descripción de puestos en las empresas.

Incluye información sobre la finalidad de la descripción de puestos, cómo redactar una y algunos otros puntos clave que deben incluirse en ella.

Una empresa en función de su tamaño, puede encontrarse con varios puestos de trabajo diferentes que requieren diversas habilidades y destrezas.

Un puesto puede requerir un empleado que hable español con fluidez, mientras que otro necesita a alguien con grandes dotes de liderazgo.

Con tantas diferencias entre cada puesto, ¿Cómo sabe una empresa qué persona quiere para cada función que desempeña?

La respuesta a la pregunta anterior es utilizando una descripción de puestos.

Qué es una descripción de puestos de una empresa?

Es una herramienta utilizada en el área de recursos humanos que consiste en enumerar y definir las funciones y responsabilidades que componen cada uno de los puestos de trabajo incluidos en la estructura de una organización.

Ésta debe ser clara, concisa y detallada para que pueda ayudar mejor a los empleadores a determinar qué candidato es la mejor opción para un puesto.

Las descripciones de puestos de trabajo aportan beneficios clave tanto a los empleadores como a los empleados.

Beneficios de una descripciones de puestos

Algunos beneficios que puedes obtener de realizar una descripción de puestos correcta son:

  • Brinda claridad al colaborador para desempeñar sus funciones al saber las expectativas que se tiene de su trabajo
  • Sirve de guía para el reclutamiento y selección de personal de manera efectiva
  • Permite definir sueldos y salarios de forma justa y equilibrada
  • Ayuda con la identificación de necesidades de capacitación y aprendizaje que puede requerir la persona en el puesto
  • Funciona como base para medir el desempeño del colaborador de forma objetiva y transparente
  • Permite contar con una estructura organizacional clara y definida, enfocando esfuerzos de manera efectiva
  • Por medio de este se pueden diseñar planes de compensaciones e incentivos para los empleados.

Guía para realizar una descripción de puestos

Paso 1. Identifica los puestos de trabajo en tu organización

Lo primero para describir los puestos es tener a la mano y como guía, el organigrama de tu organización. El organigrama debe ser funcional, es decir, deben estar plasmados los puestos que ocupan las personas en la organización.

Los puestos que aparecen en dicho organigrama son los que se deben describir.

Ten en cuenta que al describir un puesto de trabajo no debes considerar a la persona que ocupa dicho puesto, si no más bien las tareas que realiza y las competencias que deben cubrirse, pregúntate ¿Qué tareas debería de realizar y qué competencias debe tener?

Paso 2. Selecciona el puesto a describir

Una vez identificados los puestos que conforman la estructura de la organización se debe seleccionar porque puesto comenzar.

Para esto determina un puesto clave, es decir aquel puesto que si no existe dentro de la organización esta no podría operar de manera correcta.

Paso 3. Recolecta la información

Esta actividad se realiza a partir de la interacción de tres actores: el titular del cargo, el jefe directo y el facilitador. Este último, suele ser el profesional de RR.HH.  

A partir de esta interacción se recolecta el material necesario para realizar una descripción de puesto de forma escrita.

Generalmente, la recolección de información se da a través de alguno de estos métodos: entrevista, observación y la revisión de documentos que previamente haya elaborado la empresa sobre la descripción de procesos.

De manera general la información a recolectar es:

    • Datos generales
    • Objetivo
    • Principales funciones
    • Ubicación en la estructura organizacional
    • Principales relaciones
    • Requerimientos del puesto

Paso 4. Define un formato de descripción de los puestos 

Posterior a la recolección de la información ésta se deberá vaciar en algún lugar, en softgrade te proponemos un formato que cumple con estándares como la norma ISO 9001. El cual te servirá para hacer la descripción del puesto de trabajo clara, concisa y detallada. 

Descarga la plantilla aquí.

Información general del puesto

Encabezado

En la parte superior del documento se encuentran los siguientes datos: 

    • Logo de la empresa
    • Nombre del puesto: define el trabajo y tiene la característica de contener no más de una o dos palabras.  
    • Código: indica el código del documento.
    • Versión del documento: indica la versión en la que se encuentra el documento.

Datos Generales. Dentro de esta sección se localizan los datos del puesto a describir cómo son:

    • Área: Indica el área al cual pertenece el puesto de trabajo
    • Departamento: describe el departamento al que pertenece el puesto de trabajo
    • Título del puesto
    • Reporta a: indica el puesto al cual le reporta de manera directa
    • Fecha de elaboración: es la fecha en la cual se elaboró el documento
    • Nivel: indica la posición que ocupa un puesto en la estructura jerárquica de una organización
    • Jornada laboral: (horarios, turnos y vacaciones)

Estos datos se pueden obtener del organigrama de la empresa

 

Datos generales de una descripción de puestos en una empresa.

Objetivo. Describe el papel que desempeña y qué objetivos tiene en la organización.

Objetivo del puesto descrito dentro de la organización. Sección indispensable de una descripción de puestos

Principales funciones. En esta sección se deben describir las funciones que debe realizar la persona que cubra el puesto descrito. esta puede estar integrado de la siguiente manera:

    1. Qué hace
    2. Cómo lo hace
    3. Para qué lo hace

Estas preguntas se deben describir para cada una de las funciones principales del puesto.

 

Descripción detallada de las principales funciones del puesto descrito en la empresa

En puesto y la estructura organizacional

Ubicación en la estructura del organigrama.

En esta se debe presentar de manera gráfica un extracto del organigrama en el cual se muestre el puesto al que reporta y el puesto que le reporta. Por ejemplo:

Muestra de manera gráfica la ubicación en el organigrama del puesto descrito. se recomienda incluir únicamente un nivel hacia arriba y uno hacia abajo

Estructura organizacional.

Dentro de esta se debe describir puntualmente el puesto al que reporta, el puesto descrito y los puestos que le reportan.  Por ejemplo:

Esta sección indica de manera textual los puestos al cual reportará y le reportaran al puesto descrito

Puestos subordinados.

Esta sección indica el número de puestos que le reportan y los ocupantes.

Descripción de los puestos que le reportarán al puesto descrito en el formato de descripción de puestos

Principales relaciones.

En dicha sección se listaran los puestos con los cuales se relaciona de manera interna, así como las principales relaciones al exterior de la organización (en caso de existir).

Principales relaciones que el puesto descrito dentro al interior y exterior de la empresa

Requerimientos del puesto descrito

Requerimiento del puesto.

Esta sección se compone de los requisitos que se deben cumplir para cubrir el puesto. Existen tipos de requisitos, como son: demográficos, competencias, habilidades, experiencia, etc…

Los cuales se pueden traducir en:

    • Edad, el rango de edad en el cual se debe encontrar el candidato ideal
    • Género
    • Formación académica, detalla el tipo de formación académica que debe poseer el candidato ideal
    • Idiomas, que el candidato debe manejar para cubrir el puesto
    • Experiencia (años y área),  detalla el tipo de trayectoria profesional que debe tener el candidato ideal
    • Habilidades y competencias, puntualiza las habilidades y cualidades personales que debe poseer el candidato ideal. Es importante incluir: nivel de idiomas, conocimientos informáticos, certificados y habilitaciones
    • Requerimientos extra: Indica los requisitos específicos del puesto (por ejemplo: disponibilidad de vehículo propio, edad del candidato, características físicas, etc.)

Requerimientos obligatorios y deseables que se espera tenga la persona que tome el puesto descrito

Firmas de autorización.

En esta sección deben ir los nombres, los puestos y las firmas de los responsables de la realización, revisión y autorización de la descripción de puestos.

Paso 5. Válida la descripción de puestos realizada

Posterior a vaciar la información obtenida, es el momento de validar el documento obtenido, para esto es recomendado que lo revise el titular del cargo y el jefe directo, de esta manera se podrán realizar las correcciones necesarias y  después autorizar dicho documento.

Paso 6. Comunica

Finalmente, comunica el documento a la persona que desempeña el puesto descrito. Esta actividad se puede realizar mediante una reunión, en la cual el fin sea explicar el contenido del documento y solventar las dudas puedan surgir .

Asegúrate que dicha persona entiende todas las tareas que debe realizar, si existe algo que esa persona no posee, es momento de realizar un plan de capacitación y posteriormente una evaluación de capacitación.

Realiza un seguimiento para validar que efectivamente se están realizando las actividades descritas. Esta será una base para realizar la evaluación de desempeño.

Errores al describir puestos

Algunos de los errores comunes que las organizaciones cometen a la hora de realizar una descripción de puestos son:

  • Utilizar terminología interna, debemos evitarla por todos los medios, ya que los candidatos no la entenderán; cuanto más amplio y neutro sea el texto, mayor será la atracción de candidatos
  • Ser realizada por una sola persona, esta actividad debe ser conjunta entre varios departamentos, especialmente el de recursos humanos, para expresar todos los aspectos importantes del puesto
  • Ser poco realista, debe ser una representación exacta de los antecedentes necesarios para desempeñar el rol, no una lista de deseos imposibles de habilidades