¿Qué es la reingeniería de procesos?

La reingeniería de procesos o mejor conocido por sus siglas BPR (Business Process Reengineering).

Consiste en un rediseño desde otra perspectiva de los procesos medulares del negocio en un tiempo limitado. 

Lo que conlleva a alcanzar mejoras en los costos, calidad, servicio y rapidez del negocio.

Por lo que el negocio debe realizar una revisión total de los procesos, lo que se provoca cambios en la estructura organizativa, cultura, sistemas y competencias.

Siempre teniendo en cuenta las necesidades del cliente para traducirlas a un valor añadido.

De acuerdo a los padres del concepto de reingeniería Michael Hammer y Champy se entiende por reingeniería de procesos a:

“La revisión fundamental y el rediseño radical de procesos de negocio para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento”.

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Lo que no es la reingeniería de procesos

Es importante mencionar que la reingeniería de procesos no es igual a una reorganización, ya que la reingeniería de procesos se centra en los procesos de negocio, no en la estructura organizativa.

Del mismo modo tampoco es igual a una reestructuración, ya que esta se centra en la reducción de plantillas con la finalidad de reducir costos.

Tampoco se refiere a la automatización de la empresa, ya que no se trata de mejorar lo deficiente sino más bien de reinventarlo de forma que comience a ser eficiente desde su inicio.

Así mismo, no debe confundirse con una reingeniería de software que se refiere a la reconstrucción de los sistemas que de manera natural ya son obsoletos y por ende han dejado de operar de manera correcta.

No es la implementación de un sistema de gestión, ya que esta se refiere únicamente a la adopción de un sistema informático para apoyar a los procesos de negocios, que se realizan dentro del proceso.

Otro concepto es la Gestión de la Calidad que se refiere a programas que inciden en la mejora de los procesos de trabajo a través del ciclo de mejora continua (PDCA).

La Reingeniería de Procesos no es lo mismo que la Gestión de la Calidad Total que se centra en mejorar los procesos de negocios existentes en la compañía y que esta sea incremental y continua.

Entonces, ¿qué es la reingeniería de procesos?

Reingeniería de procesos es algo tan radical y que implica un cambio tan profundo que no debe confundirse con ninguna otra medida de carácter más conservador o de menor alcance.

Es comenzar todos los procesos clave desde cero, es decir rediseñar los procesos de negocios.

Partiendo de un papel en blanco y concluir con nuevos procesos, permitiendo el cumplimiento de los objetivos.

Lo que implica asumir un alto riesgos al tener que romper con lo establecido hasta el momento y reinventar la actividad y los procesos de la organización.

Es importante mencionar que la responsabilidad no es únicamente de los directivos, sino que lo es de todos y cada uno de los empleados de la compañía implicados en la renovación profunda.

En esta actividad se deben considerar los procesos operativos, estratégicos y de soporte.

Motivos para realizar una reingeniería de procesos

Actualmente existen tres motivos por los cuales las empresas deciden implementar una reingeniería de procesos, que son:

1. Graves problemas de subsistencia, es decir, aquellas donde peligra la continuidad de la operación
2. Empresas que todavía no tienen dificultades, pero cuyos sistemas administrativos permiten anticiparse a posibles crisis
3. Se encuentran en óptimas condiciones, pero encuentran atractiva la posibilidad de mejorar su operación

Antes de la aplicación de reingeniería de procesos, la empresa se debe preguntar ¿cómo surgieron los procesos de negocios actuales?. Y si la respuesta es “el proceso surgió de forma espontánea”.

Si la respuesta del párrafo anterior es similar a la tuya, entonces se podría requerir una reingeniería de procesos.

También puede preguntarse ¿Si este proceso no existiera, como lo diseñaría?, tomando en cuenta las tecnologías de la información (TI) actuales.

Otras preguntas importantes a realizarse son: ¿Los procesos vigentes brindan los valores esperados? Y ¿Los procesos en armonía con la misión y objetivos a largo plazo de la empresa?

Puede que en algún momento determinado la empresa planeó un proceso y a lo largo del tiempo se han ido adicionando más pasos lo que probablemente lo hace más ineficaz e ineficiente.

Para llevar a cabo la implantación de la Reingeniería se cuenta con varias herramientas: visualización de procesos, investigación operativa, etc.., entre las cuales resalta el uso de las TI.

Cuando la empresa ya se ha decidido por realizar este proceso, uno de los primeros pasos a realizar es definir de manera concisa el objeto de la reingeniería.

Características de la reingeniería de procesos

Las características comunes al realizar cualquier proceso de reingeniería independientemente de la empresa se enlistan a continuación:

• Unificación de tareas
• Contribución de los trabajadores en la toma de decisiones
• Cambio del orden secuencial por el natural en los procesos
• Reducción de las comprobaciones y controles
• Identificación del responsable del proceso 
• Operaciones híbridas (centralizadas – descentralizadas)
• Diferentes versiones de un mismo producto o servicio

Algunos conceptos fundamentales de la reingeniería

1. Empezar de cero, en una hoja de papel
2. Cambios radicales, brutales, espectaculares
3. Enfoque a los procesos
4. Gestión de procesos
5. Perspectiva global
6. Principal herramienta: Destrucción creativa
7. Cambio de mentalidad o de enfoque, por parte de todos
8. Como primer punto debe realizarse de arriba hacia abajo (comenzar con el líder)
9. Como segundo punto, de abajo hacia arriba (involucrar a todo el personal)
10. Estar convencido de realizar la reingeniería

Algunas ventajas

• Eliminación de gran parte de los trámites burocráticos
• Reducción de costos
• Conocimiento y control de los procesos
• Mejora de la imagen empresarial
• Cambio en la mentalidad de los trabajadores
• Rediseño de puestos
• Satisfacción del cliente
• Creación de procesos específicos

Roles que participan

Cuando la empresa comienza con la reingeniería de procesos debe identificar y contar con un equipo de trabajo conformado por: 

• Líder

Persona que encabeza y es responsabiliza de todo el proceso, además de motivar, generar confianza, guiar, persuadir y generar respeto al resto del equipo.

• Dueño del proceso

Grupo de personas conformado por los dueños de los procesos,

• Equipo de reingeniería

Personal interno o externo a la empresa, se encargará de producir ideas, planes, alternativas, ellos reinventan el negocio.

• Comité directivo

Grupo de personas conformado por administrativos de la empresa, el líder y los dueños de los procesos, que se encargan de proyectar los procesos.

• El especialista de la reingeniería

Especialista en el área con experiencia y conocimientos necesarios, además de capacitar y apoyar a los dueños de proceso, coordina las actividades.

Después de la reingeniería

Algunos cambios que pueden presentarse en una organización después de la reingeniería de procesos son:

• Los departamentos pasan a ser equipos de proceso
• Los ascensos se brindan con base en las habilidades, en vez de rendimiento
• Se forman organizaciones menos complejas y con flexibilidad para adaptarse a los requerimientos cambiantes del ambiente
• Los responsables toman el papel de líder y motivador de los trabajadores del equipo

Ejemplo

Ford Motors

En la década de 1980, la industria automotriz estadounidense pasaba por una recesión. Buscando reducir costos, Ford decidió analizar a fondo los procesos de negocios de algunos de sus departamentos, intentando encontrar procesos ineficientes.

Notaron que más de 500 personas trabajaban en el departamento de contabilidad. A modo comparativo, alrededor de 100 personas trabajaban en el mismo departamento en su competidor Mazda.

A pesar que Ford era una empresa mayor, se fijó un objetivo cuantificable que era reducir el número de empleados en ese departamento a solo 200 personas.

Lanzaron una iniciativa de reingeniería de procesos para averiguar por qué el departamento tenía tanto personal. Analizaron el sistema actual y descubrieron que funcionaba de la siguiente manera:

1. Cuando el departamento de compras escribía una orden de compra, enviaba una copia al departamento de cuentas por pagar.
2. Luego, el departamento de control de materiales recibía la mercancía y enviaba una copia del documento relacionado con cuentas por pagar.
3. Al mismo tiempo, el proveedor enviaba un recibo por los bienes entregados a cuentas por pagar.

Proceso totalmente nuevo

El empleado de cuentas por pagar tenía que relacionar las tres órdenes, y al emparejarlas, emitía el pago manualmente. Este proceso requería mucha mano de obra en el departamento.

En lugar de hacer cambios menores, Ford desarrolló un proceso completamente nuevo. La tecnología de información jugó un papel importante en este nuevo proceso.

Desarrollaron una base de datos a la que se enviaba una notificación cuando el departamento de compras había realizado un pedido.

Cuando se entregaban los materiales, un empleado del almacén los ingresaba en el computador. Así podía verificar de inmediato si los materiales entregados estaban en orden, para que luego se pagaran automáticamente.

De esta manera, se eliminó por completo que los empleados de cuentas por pagar buscaran coincidir los pedidos, reduciendo el número de empleados administrativos en un 75%.

Conclusiones

En la actualidad las principales empresas del mundo están haciendo o ya hicieron reingeniería, para pasar de la era de la industrialización a la nueva era de la información-comunicación. 

Así mismo, el constante incremento de la competitividad de las empresas y organizaciones, así como la globalización de los mercados y la tendencia a la personalización de los clientes.

Obliga a los directivos de las mismas a mantenerse alerta y buscar soluciones que les brinden ventajas competitivas dentro del mercado además de cumplir las expectativas de los clientes.

Por ello que es importante que los directivos conozcan en que los puede ayudar la reingeniería de procesos, en qué momento aplicarla y cómo aplicarla.

¡Adelántate al cambio, antes que el cambio te cambie a ti!