Diferencias entre el proceso de compras y adquisiciones

Mucha gente utiliza los términos compras y adquisiciones de forma indistinta, sin embargo a pesar de ser muy similares tienen significados diferentes.

Cada uno debe ser utilizado de acuerdo a la estrategia a seguir por una organización para el control de su presupuesto.

A continuación vamos a clarificar la diferencias entre ellos.

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Proceso de adquisición

El proceso de adquisición se le considera al conjunto de actividades para seleccionar proveedores, establecer términos y condiciones, así como negociar contratos.

Las adquisiciones tienen que ver con obtener todos los productos y servicios que son necesarios para que una organización funcione.

Debemos entender entonces que las adquisiciones son el marco o la base a través de las cuales las compras se realizan.

Podemos ubicar al proceso de adquisiciones como un ciclo completo. Este es conocido como de la compra al cobro o en inglés se le conoce como Procure to Pay Cycle.

Los pasos que implica este proceso son los siguientes:

• Identificación del requerimiento
• Realizar orden de compra
• Solicitar autorización de la orden de compra
• Aprobación de la orden de compra
• Identificar proveedores
• Resolver dudas de las cotizaciones
• Negociación
• Seleccionar proveedor
• Enviar orden de compra a proveedor
• Acordar entrega
• Recibir productos o servicios
• Registrar factura
• Pagar al proveedor

Estos pasos pueden cambiar de acuerdo al tipo de organización, sin embargo tener un proceso definido es crítico independiente del tipo o tamaño de organización de la que se trate.

Proceso de compras

Las compras se derivan de las adquisiciones.

El proceso de compras se refiere a la acción de comprar los productos o servicios, incluyendo recibir y pagar.

Dentro de los pasos del proceso de la compra al cobro, los que son específicamente relacionados a la compra son:

• Enviar orden de compra a proveedor
• Acordar entrega
• Recibir productos o servicios
• Registrar factura
• Pagar al proveedor

Estos pasos del proceso de compras, no deben adaptarse o ampliarse para considerar tener con ellos un proceso completo de adquisiciones.

Conclusiones

Debido a que la compra es un proceso dentro del proceso general de adquisiciones, tanto la adquisición como la compra se usan a menudo de forma intercambiable.

En el mundo de los negocios, la práctica de usar terminología similar en la conversación o en los materiales impresos es rutinaria, aunque a menudo es confusa y debe evitarse.

La adquisición se ocupa de las actividades de abastecimiento, negociación y selección estratégica de bienes y servicios que suelen ser importantes para una organización.

La compra es el proceso de cómo se ordenan los bienes y servicios. Por lo general, la compra se puede describir como la función transaccional de la adquisición de bienes o servicios.