¿Qué es BPMN y cómo puede ayudarte?

BPMN o Business Process Model and Notation por sus siglas en inglés, es una notación gráfica estandarizada para el modelado de procesos de negocios.

BPMN se ha vuelto muy popular y es utilizada por miles de personas alrededor del mundo para describir, analizar, mejorar y automatizar procesos.

Esto es así pues, promueve una nueva forma de modelar procesos mediante una notación estándar, frente a otros métodos que no son tan consistentes y formales.

La notación BPMN fue originalmente desarrollada por la Business Process Management Initiative (BPMI) y actualmente es controlada por el Object Management Group (OMG), la cual se encarga también de administrar otros estándares como el UML, XMI y CORBA.

La última versión de la notación es la BPMN 2.0 y se ha convertido también en una norma ISO, esta es la ISO/IEC 19510:2013.

En el siguiente post vamos a explicar la importancia de esta notación y cómo puede ayudarte a definir y mejorar los procesos de negocio de una organización.

Te invito a que descubras al final los recursos que tenemos disponibles para ti, para que puedas conocer, aprender e implementar este estándar y consigas tener las competencias del modelado de procesos de negocio a través del uso de esta notación.

Contenido

• ¿Qué es el modelado de procesos de negocio?
• ¿Por qué usar un estándar para representar procesos?
• Características de BPMN
• ¿Por qué es importante entender BPMN?
• ¿Cuáles son los principales beneficios de BPMN?
• Estructura y elementos de BPMN
• ¿Cómo aprender a modelar procesos en BPMN?
• ¿Cómo certificarse en BPMN?

¿Qué es el modelado de procesos de negocio?

La asociación de profesionales en gestión de procesos de negocio ABPMP, define el modelado de procesos de negocio como:

El conjunto de actividades involucradas para crear representaciones de procesos de negocio propuestos o existentes.

Los modelos de procesos proveen una perspectiva de principio a fin o solamente de una parte de los diferentes tipos de procesos como: clave, de apoyo y gestión de la organización.

Conoce más aquí acerca de los tipos de procesos de negocio.

El modelado de procesos ofrece los siguientes beneficios:

• Permite identificar tareas que son redundantes y eliminarlas
• Detecta cuellos de botella en el proceso y mejorar la eficiencia del proceso eliminandolos
• Los procesos eficientes se pueden repetir de manera idéntica, incluso cuando un nuevo miembro del personal debe realizar esa parte del proceso.

Usos del modelado de procesos

Existen diferentes usos que le podemos dar a los modelos de procesos de negocio, dentro de ellos están:

• Gestionar los procesos
• Analizarlos
• Mejorarlos

¿Por qué usar un estándar para representar procesos?

Una notación de procesos es un conjunto estandarizado de símbolos y reglas para poder representar cualquier proceso.

BPMN como mencionamos anteriormente, es un estándar para el modelado de procesos de negocio.

Las representaciones de procesos en esta notación se les conoce también como diagramas BPMN.

Existen hoy en día un conjunto diverso de metodologías y técnicas para representar diagramas de procesos o business process diagram bpd, dentro de ellas tenemos por ejemplo: UML, diagramas de flujo, diagramas de actividad, diagramas de secuencia, diagramas de interacción de roles, diagramas de Gantt, diagramas EPC, entre muchos otros.

Sin embargo, muchos de ellos no tienen el rigor de ser un estándar y utilizar símbolos y reglas de forma congruente para que podamos dar el mismo entendimiento a nuestros procesos.

Por lo tanto, el apegarnos a un modelo y notación estándar como BPMN, nos permitirá entre otras cosas, que consigamos representar siempre de forma consistente nuestros procesos, evitando ambigüedad y que se entiendan de forma diferente.

Características de BPMN

Algunas de las características que destacan de esta notación son las siguientes:

• Cuenta con más de 100 símbolos visuales
• Cada símbolo tiene una descripción concisa especificada dentro del estándar
• La versión actual es la 2.0 referida como: BPMN 2.0
• Permite modelar procesos en los diferentes niveles de entendimiento y uso
• Se pueden modelar procesos ejecutables mismos que sirven para automatizar procesos.

¿Por qué es importante entender BPMN?

Entender BPMN nos dará una poderosa herramienta para ejecutar de forma correcta diferentes tipos de proyectos en los que nos involucremos como:

Definir y documentar los procesos de la organización
Mejorar un proceso de negocio que actualmente no se desempeña bien
Desarrollar un sistemas de Software a la medida
Implementar sistemas como: ERP’s, CRM’s, sistemas contables, financieros, operativos u otros
Automatizar un proceso
Certificarse en algún modelo de calidad basado en procesos como: ISO 9001, CMMI, ITIL, entre otros.

Siendo BPMN la notación líder entre las diferentes que existen en el mercado, el no conocerla dará como consecuencia que no aprovechemos sus beneficios y tengamos un rezago en esta tecnología.

¿Cuáles son los principales beneficios de BPMN?

BPMN ofrecer muchos beneficios en el ámbito que comprende que el modelado de procesos, dentro de ellos tenemos:

Fácil de entender

La notación es simple pero con una semántica poderosa, dado que pone especial énfasis en el negocio y no en aspectos técnicos, lo que hace que podamos analizar nuestros procesos para tener un mejor entendimiento de ellos.

Capaz de implementarse a diferentes niveles

Los niveles de modelado de procesos es un concepto, que nos ayuda a determinar qué tanto nivel de detalle queremos plasmar en nuestros diagramas de procesos.

En nivel de detalle determinará la audiencia objetivo para la cual describiremos nuestros modelos de procesos.

Por ejemplo, para los directivos y gerentes de un negocio se utilizan representaciones más generales y abstractas, mientras que el personal operativo o los ingenieros de TI utilizan modelos más específicos, con más detalle lo que les permitirá saber con precisión el trabajo que deben realizar.

Adoptada por diversos fabricantes

Al ser una notación neutra ha sido adoptada por diferentes fabricantes de herramientas para diagramación de procesos, lo que permite que independientemente de la herramienta podamos mantener el mismo significado y lógica de nuestros procesos.

Capaz de automatizar procesos

Al ser también una notación rigurosa y estricta, se han diseñado plataformas de software que toman los diagramas en la BPMN que diseñamos y generan una aplicación ejecutable que permite llevar las acciones que indica el proceso.

Acciones que se traducen como: registro de datos en formularios, envío de correo, envío de información a otros sistemas, entre muchas otras.

A través de estas plataformas podremos implementar un control estricto para que se ejecuten los procesos y no queden solamente descritos a un nivel documental o conceptual.

¿Cómo puede ayudarte?

En la medida que tengamos definidos, modelados y documentados nuestros procesos, podremos garantizar que las actividades se realicen de manera constante y controlada.

No importa si se trata de una pequeña o gran empresa, ya que el modelar los procesos en BPMN te ayudará a:

• Controlar y mejorar lo que no se está haciendo bien
• Mantener lo que sí da resultado
• Identificar cuellos de botella, sobrecarga de trabajo, tareas no asignadas, desperdicios, etc.
• Saber qué áreas o personas tienen una mayor o menor carga de trabajo
• Cuáles son las actividades que tienen interacción con clientes
• Conseguir tener una gestión por procesos
• Entre otras.

Cosas en lo que no es bueno BPMN

BPMN fue diseñado para modelar procesos de forma lógica, cronológica, secuencial y eso es todo. Sin embargo, no fue diseñado para otro tipo de representaciones como:

• Estructuras organizacionales
• Estructuras de datos
• Estrategias
• Reglas de negocio
• Mapas conceptuales de TI
• Entre otras diferentes al modelado de procesos.

Estructura y elementos de BPMN

La notación BPMN define cuatro grupos de elementos básicos para representar los que ocurre en un proceso, estos son los elementos de flujo, conexión, artefactos y los participantes.

Veamos a continuación cada uno de ellos.

Elementos de flujo

Estos elementos definen los flujos de proceso y son tres: actividades, eventos y condicionales.

Actividad

Una actividad representa una acción dentro de un proceso que sirve para denominar el trabajo que realiza un participante.

Una actividad también puede ser un conjunto de tareas, pero si son varias entonces le denominaremos subproceso.

El elemento gráfico con el cual se presentan una actividad es con un rectángulo, simple o compuesto.

Eventos

Un evento representa situaciones que afectan al flujo de secuencia o los mensajes que fluyen de un proceso, por ejemplo un correo electrónico recibido o enviado, etc.

Con los eventos se consigue que un proceso pueda comenzar (evento de inicio), interrumpirse (evento intermedio) o finalizar (evento de fin).

Se representan con un círculo y existen 3 tipos de eventos:

Inicio. Se representa con un círculo con una línea de traza.
Intermedio. Se representa con un círculo con una línea doble de traza.
Fin. Se representa con un círculo con una línea de traza ancha.

Condicionales

Un condicional o gateway, en BPMN representa un punto de decisión en el proceso para que el flujo sea condicionado y permita canalizar por diversas ramas durante su ejecución.

Existen 3 tipos de condicionales:

Exclusivo (Exclusively). Sólo una rama puede ser ejecutada (basado en eventos / basado en datos)
Inclusivo (Inclusively). Una o más ramas pueden ser ejecutadas
Paralelo (In parallel). Todas las ramas pueden ser ejecutadas.

El elemento gráfico con el cual se presentan es un rombo y cambia el contenido en el centro como se muestra a continuación para cada condicional.

Elementos de conexión

Los elementos de flujo que acabamos de describir deben estar conectados entre ellos en lo que llamaremos un flujo de proceso (Work-flow).

Los elementos que utilizamos para comunicarlos se les conoce como elementos de conexión.

Existen tres elementos de conexión y estos son: flujo de secuencia, flujo de mensaje o interacción y asociación.

Flujo de secuencia

El flujo de secuencia comunica a dos elementos dentro de un mismo contexto.

A este lo representamos con una flecha continua como se muestra en la siguiente figura.

Flujo de mensaje

Los flujos de mensaje tienen la finalidad de intercambiar información entre dos participantes de diferente pool.

Los flujos de mensaje se representan con una línea punteada como se puede ver en la siguiente imagen.

Asociación

Las asociaciones son comunicaciones entre los artefactos los cuales son elementos de la notación que nos permitirán dar más información a los diagramas que modelemos.

Éstos se representan de la siguiente forma.

Participantes

En BPMN, un participante o pool representa a cualquier recurso involucrado en un proceso, tiene la función de ser el contenedor gráfico que indica las actividades que se van a realizar así como las condiciones de su ejecución.

Lógicamente las actividades contenidas dentro de un participante sólo podrán ser ejecutadas por dicho participante.

Existen 3 tipos de participantes:

1. Personas
2. Sistemas
3. Procesos

Otro elemento que nos ayudara para organizar los objetos de datos, actividades, eventos y condicionales de participante son los pools y lanes.

Cada participante debería de ser un pool diferente.

Ejemplo de participantes:

¿Cómo aprender a modelar procesos en BPMN?

Para aprender a modelar procesos es necesario más que solamente conocer las bases de la notación, es necesario especializarse y llevar a la práctica el conocimiento adquirido.

La mejor forma es a través de una capacitación formal y verificar que realmente la conocemos los conceptos es enfrentarnos a resolver problemas de modelado tanto en la teoría como en la práctica.

Para tal fin te recomendamos lo siguiente que puedes hacer para aprender de forma eficaz.

1. Tomar una capacitación de modelado de procesos. En Softgrade contamos con un curso de BPMN con más de 10 años de ser impartido
2. Resolver los ejercicios propuestos en la bibliografía de BPMN a continuación te dejo un listado de algunos libros con problemas.

• BPMN Manual de Referencia y Guia Practica 5 Edición: Con una introducción a CMMN y DMN
• Bpmn Method and Style, 2nd Edition, with Bpmn Implementer’s Guide
• BPMN Guía de Referencia y Modelado: Comprendiendo y Utilizando BPMN
• Bpmn 2.0: Introduction to the Standard for Business Process Modeling

3. Revisar ejemplos de modelos de procesos ya hechos, para ello puedes consultar la siguiente página

¿Cómo certificarse en BPMN?

De acuerdo con PayScale.com las organizaciones están dispuestas a pagar un 27% más por un profesional certificado que a un especialista comparable que no lo está.

Por lo que resulta de mucho valor el tener un reconocimiento o certificación sobre los conocimientos que hemos adquirido de modelado de procesos con BPMN.

Una de las certificaciones más reconocidas en el mercado en BPMN de la organización OMG denominada Certified Expert in Business Process Management (OCEB).

OCEB 2 es el programa de certificación actualizado del Object Management Group para profesionales en Business Process Management.

La cobertura de OCEB 2 se concentra en BPMN2, pero se extiende a través de las especificaciones comerciales adicionales de OMG (BMM, DMM, BPMM), a las versiones actuales de los marcos y regulaciones de la industria.

Para más información de cómo conseguir esta certificación puedes consultar la siguiente liga.