¿Cómo mejorar el proceso de control de viáticos de tu empresa?

Empresas y organizaciones necesitan de un proceso de control de viáticos para otorgar a sus empleados recursos para cubrir gastos de pasajes requeridos.

Estos recursos son destinados comúnmente para cubrir necesidades como hospedaje, alimentación, transporte, automóviles rentados, eventos, entre otros.

Pasaje, se identifica como el recurso destinado a gastos de transportación al destino como: avión, camión, o cualquier otro transporte.

Para entregar recursos por viáticos a los comisionados, existe un trámite o proceso, el cual varía dependiendo de la empresa.

Es una buena práctica que existan políticas y reglas que restrinjan el límite, uso y comprobación de dichos recursos.

Existen diferentes roles y personas que participan en este proceso, en función de los controles y reglas a los cuales esté sujeta la empresa así como al tamaño de la misma.

En la ejecución de este proceso los participantes se enfrenta a diferentes dificultades o problemas. Los cuales repercuten en que el proceso se pueda realizar de forma efectiva y los recursos les sean otorgados.

Los problemas principales que afectan al proceso

Existen diferentes problemas que afectan al proceso de viáticos y pasajes, dentro de los principales están:

• No existe un formato o registro único para solicitar recursos para viáticos y pasajes.
• No esta definido un mecanismo y roles que autoricen los recursos para viáticos y pasajes.
• Las autorizaciones toman mucho tiempo.
• Se entregan tarde los recursos a los comisionados con base a las fechas requeridas.
• Se entregan recursos de más o de menos.
• No se controla qué personas o eventos son a los que se les puede entregar recursos.
• No se controlan los límites con base en el presupuesto disponible, políticas o reglas establecidas.
• Los comisionados toman mucho tiempo en hacer su comprobación.
• No se devuelven los recursos en caso de que el gasto sea inferior al comprobado.
• Se entregan comprobantes que son inválidos para justificar los gastos.
• Hay un gran esfuerzo para revisar los comprobantes y conciliar contra lo asignado.

Proceso de control de viáticos

Para controlar el proceso de viáticos debes definir el proceso con las reglas, políticas y roles que participan en él. Así como estandarizar los documentos y formatos que se utilizarán a lo largo del mismo.

Aquí hay un ejemplo de definición de un proceso de viáticos y pasajes, a través de un conjunto de diagramas.

Estos consideran dos niveles, el primero es el proceso macro, que define las fases generales. Posteriormente los proceso micro, que detallan cada una de estas fases.

Esta definición no es restrictiva y debe ajustarse de acuerdo a las actividades y reglas que apliquen en la empresa u organización.

Macro proceso

Este macro proceso de control de viáticos y pasajes considera tres grandes fases: solicitud, entrega de recursos y comprobación.

Este puede variar si los recursos se entregan por devengado en lugar de forma anticipada. Es decir el comisionado se va con sus propios recursos y al regresar se le reintegra.

Para este ejemplo consideraremos el caso de un proceso con recurso entregado de forma anticipada.

Diagrama de fases

Fase 1. Solicitud

Tiene como propósito realizar el registro y hacer la validación de una solicitud de recursos de viáticos y pasajes. En función de las reglas y políticas definidas el encargado de validar la solicitud la deberá de aprobar o rechazar.

Esta validación también puede automatizarse, si existen los criterios definidos y se implementa una solución de software la cual pueda verificar dichas reglas.

Si la solicitud presenta errores, el empleado que valida pedirá al solicitante que la modifique hasta que esté correcta.

Si se interactúa mucho al modificar la solicitud, esto indica que el formato debe contener más validaciones. Para que no se incurra constantemente en modificar.

Una vez validada la solicitud, se notifica al solicitante que ya fue aprobada. A la persona que entrega los recursos, se notifica que puede proceder con dicho trámite.

También se incluiye una ruta condicional en donde no se solicite modificar, sino directamente se rechace, notificando de ello.

Fase de solicitud

Fase 2. Entrega de recurso

La entrega del recurso consiste comúnmente en realizar una transferencia bancaria a la cuenta del comisionado, una vez que ya fueron los recursos autorizados.

Sin embargo se emplean otras formas como cheque o una tarjeta de crédito destinada para cubrir los gastos.

Una de las actividades que deben considerarse, inclusive desde la aprobación de la solicitud es consultar la suficiencia presupuestaria, es decir que se cuente con el recurso para efectuar el gastos.

Una vez que se consulta y existe el recurso, se puede hacer la entrega. En caso de que no se cuente con el recurso se deberá notificar.

Esto no representa un problema, en pequeñas y medianas empresas, desde un principio se llega a saber si se cuenta o no con los recursos, sin embargo en organizaciones como las de sector público, que manejan un control estricto y al momento, implica que si se haga la consulta o hacer movimiento presupuestales para poder tener la suficiencia.

En cualquier escenario se deberá siempre notificar a los involucrados de la situación, para que se puedan tomar acciones en función de ello.

Fase de entrega del recurso

Fase 3. Comprobación

Es la fase que implica más actividades y donde tenemos que dejar claras las reglas de cómo queremos realizarla.

La primera actividad es donde el comisionado entrega comprobantes de gastos realizados a una persona que los verificará.

También se entrega en un formato o relación en una hoja de cálculo, la relación con cada uno de ellos sumando el importe total.

Posteriormente la persona que verifica tendrá la labor de revisar cada uno de los comprobantes y cerciorarse si son validos con base en su tipo de gastos, importe, fecha, lugar, etc.

En caso de que no cumplan con alguna de las reglas establecidas, notifica esto al comisionado para que modifique su comprobación si es el caso.

El comisionado podrá modificar su comprobación, en caso de que se le haya señalado algún error, teniendo la oportunidad de ajustarla.

En caso de que la comprobación arroje que los comprobantes validos cubren una cantidad inferior la monto entregado, se le solicitará al comisionado que haga una devolución del recurso.

Por el contrario si los comprobantes válidos superan la cantidad entregada, entonces se le deberá de reembolsar al comisionado la cantidad ya que estos se realizaron con sus propios recursos.

Fase de comprobación

Roles y responsabilidades

A continuación se listan y describen los roles que comúnmente participan en el proceso de control de viáticos.

Reglas básicas y mejores prácticas para la gestión del proceso de control de viáticos

Algunas de las reglas básicas para asegurar una buena gestión del proceso son las siguientes:

1. Cada solicitud de viáticos y pasajes deberá hacerse con un tiempo de anticipación a la fecha de salida o en la que sea requerido el recurso para hacer un pago.

2. Especificar el periodo que cubre la comisión a través de una fecha de inicio y fin, inclusive con diferentes periodos.

3. Notificar a los comisionados la autorización o rechazo de su solicitud lo antes posible.

4. Tener designadas agencias o proveedores para aprovechar las mejores tarifas y precios del mercado.

5. Contar con una guía que se entregue a los comisionados, sobre que conceptos que son válidos para reportar como gastos.

6. Tener un límite de gastos por cada concepto definido, en función de la zona, lugar y tipo de evento al que deba atenderse la comisión.

7. Se deberá tener un tiempo máximo establecido para que después de que el comisionado regrese haga su comprobación.

8. Se deberá establecer un límite máximo para los gastos que no generan un comprobante como propinas, transporte público, seguros, etc.

10. No se deberán autorizar solicitudes para comisiones que tengan comprobaciones pendientes.
11. Utilizar un sistema o solución de software que permita dar seguimiento y monitoreo al proceso de control de viáticos.

Automatización y proceso de control de viáticos

La automatización consiste en implementar un control que permita llevar el seguimiento del proceso para cada una de sus actividades.

Este control considera que las actividades se realizan de forma manual, como llenar el formato y enviarlo para validación o de forma automática como el consultar al sistema de presupuesto para conocer la suficiencia.

Así también la automatización ofrecerá otra beneficios como:

• Agilizar la comunicación entre participantes del proceso
• Notificar de forma automática por correo electrónico u otro medio después de cada actividad o cuando se desee
• Identificar los cuellos botella o tareas que se retrasan más
• Obtener de forma inmediata indicadores que permitan conocer la eficiencia del proceso
• Evitar el error manual que se incurre en la captura de datos
• Saber quién hizo qué y en qué momento
• Mejorar el proceso y el control de gastos

Solución de control de viáticos

Controla el proceso de viáticos de forma eficaz, acorde a las reglas y características de tu organización. Regístrate para solicitar una demo de la solución de control de viáticos de Softgrade.