¿Qué Es Un Manual De Operaciones Y Por Qué Es Importante Tener Uno?

¿Qué es un manual de operaciones y por qué es importante tener uno?

Un manual de operaciones es una guía de inducción y referencia que contiene toda la información sobre cómo funciona una organización.

El propósito que persigue un manual de operaciones es introducir a cualquier persona interesada en conocer cómo se desempeña la organización, así como los elementos que la componen como: su contexto, la estructura, los puestos, los procesos y procedimientos, las actividades, las políticas y reglas establecidas, entre otra información relevante relacionada a su operación.

También contempla aquellas condiciones alternas o excepcionales que ocurren, a la ejecución normalmente esperada de la secuencia de actividades para conseguir un objetivo o resultado.

Usualmente las empresas tienen sus manuales de operaciones en documentos físicos o impresos, pero también hay aquellas que los implementan de forma digital en herramientas o plataformas de software en línea para facilitar su disponibilidad y acceso.

Beneficios de tener un manual de operaciones

Dentro de los beneficios principales que ofrece a una empresa el contar con su manual de operaciones se encuentran los siguientes.

Mejorar la productividad y eficiencia

Sin una definición clara de roles, responsabilidades, actividades y cómo se deben de realizar en una secuencia ordenada de pasos, los integrantes de una empresa realizarán el trabajo a su manera.

Esto dará como consecuencia que el logro de resultados dependa completamente del buen desempeño y esfuerzo realizado por ellos.

Al tener documentados procesos, los miembros de la organización podrán conocer exactamente cómo realizar su trabajo de la mejor forma posible.

Mantener y permear el conocimiento

Lo que permite dar valor a los clientes y diferenciarse de la competencia, es el conocimiento de cómo hacer cosas en lo que la empresa se especializa.

Los miembros del staff saben entonces cómo entregar un producto o servicio al cliente, pero si alguno de estos elementos clave se va de la empresa y no contamos con los mecanismos que respalden el conocimiento con el que cuentan, éste se perderá y los demás miembros que permanezcan se verán en la tarea de volver a generar dicho conocimiento.

El manual de operaciones permitirá mantener este conocimiento disponible, asegurando que no desaparecerá espontáneamente, con la salida de uno o más miembros de la organización.

Permitir rendir cuentas

Es normal y de seres humanos que los miembros de la empresa se equivoquen y cometan errores sin intención.

Sin embargo, si no les instruimos y entregamos el conocimiento en cómo hacer correctamente sus actividades, nada evitará el desorden y no se tendrá un compromiso para rendir cuentas sobre sus responsabilidades.

“Nadie me dijo que tenía que hacerlo de esta manera, no es mi culpa”.

El contar con un manual de operaciones hará a cada miembro de la empresa responsable de las actividades que le corresponden, teniendo definido con claridad y precisión lo que deben hacer.

De esta manera si hay falla o error, cada miembro deberá asumir la responsabilidad sobre las acciones realizadas u omitidas.

Hacer a la organización escalable

Un manual de operaciones documentado también puede hacer que su organización sea más escalable.

Cuando sus procesos y procedimientos están documentados para referencia, es mucho más fácil implementar los mismos procedimientos en una escala mayor o en otras ubicaciones. El equipo de trabajo de otras sucursales simplemente pueden replicar los mismos procedimientos que ya están en lugar de tratar de reinventar la rueda.

¿Cuál es el contenido de un manual de operaciones?

Un manual de operaciones de una empresa incluye diferentes secciones que en suma, deberán permitir cumplir con el objetivo de plasmar la información de cómo funciona la organización.

A continuación se listan las secciones o apartados importantes a incluir.

  1. Contexto de la organización
  2. Estructura de la organización
  3. Descripción de puestos
  4. Procesos y procedimientos
  5. Políticas, reglas y restricciones

¿Cómo elaborar fácilmente un manual de operaciones?

En Softgrade después de varios años de trabajar para nuestros clientes en elaborar sus manuales de operaciones, hemos elaborado una guía paso a paso que facilita a cualquier persona en poder hacerlo.

Esta guía explica de manera simple cada sección a elaborar para el manual, cuenta además contiene un conjunto de plantillas para elaborar los documentos clave dentro del manual de operaciones como:

  • Manuales de procesos
  • Manuales de procedimientos
  • Políticas y reglas de negocio
  • Estructura organizacional
  • Descripción de puestos
  • Entre otros

y ejemplos que te permitirán también hacer mucho más rápido la elaboración de un manual de operaciones.

Te invitamos a que conozcas esta guía, en la cual también puedes solicitar ayuda de nuestros expertos.

Conclusiones

Un manual de operaciones proporciona un claro valor al negocio dado que hará explícito el conocimiento en cómo opera una empresa u organización.

En conclusión, no hay ninguna razón para que una empresa de cualquier tamaño no tenga un Manual de operaciones.

En caso de no contar o no querer elaborar un manual de operaciones, conviene hacerse la pregunta: ¿poseemos realmente un negocio o solo nos dedicamos a realizar trabajos?

2018-11-06T16:33:52+00:00

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