Cómo mejorar la comunicación en una empresa

La comunicación en una empresa es un factor clave para que ésta se desempeñe correctamente.

Si conseguimos tener una comunicación efectiva lograremos no solo tener un buen ambiente laboral y que las personas trabajen en equipo, el mayor impacto se ve reflejado en el cumplimiento de objetivos a diferentes niveles, entre los más importantes los objetivos clave o estratégicos que dan pie al crecimiento de la empresa.

Por lo tanto, si desarrollamos la comunicación organizacional en nuestra empresa, podremos conseguir orientar a nuestros colaboradores que la conforman al logro de los objetivos clave.

Si en tu empresa has detectado áreas de oportunidad para mejorar la comunicación organizacional, a continuación te daremos una guía con todo lo que puedes hacer para cambiar radicalmente la forma en cómo se realiza la comunicación para hacerla eficaz, eficiente y de calidad.

Evaluar la comunicación organizacional actual

Realizar una evaluación de la comunicación en una empresa es el primer paso para identificar la situación actual y determinar, cuáles son los puntos fuertes, los débiles y señalar lo que hay que mejorar.

En la actualidad hay diferentes modelos y tipos de evaluación que podemos realizar, existe uno aplicado en Estados Unidos y en algunos países de Latinoamérica denominado Communication Audit Questionnaire o Cuestionario de auditoría de comunicación.

Éste cuestionario evalúa el nivel de satisfacción de los colaboradores en las prácticas de comunicación.

Dentro de los aspectos que evalúa este modelo están:

• Información sobre la organización
• Clima general de la comunicación
• Comunicación de los supervisores
• Comunicación de los subalternos
• Comunicación entre los empleados
• Medios de comunicación
• Comunicación de la gerencia
• Comunicación entre los departamentos.

Para facilitarte la tarea te comparto a continuación un formato estándar de evaluación completa, para realizar una auditoría de comunicación interna de una empresa.

Los resultados de este análisis mostrarán dónde están los principales problemas de comunicación en la empresa, cuáles son sus puntos fuertes y los débiles.

Ejemplos de hallazgos que podemos obtener después de realizar la evaluación son:

• Se desconocen los objetivos que una persona, departamento o la misma empresa debe alcanzar
• Existe poca comunicación entre miembros del equipo y su jefe inmediato
• No están establecidos canales de comunicación oficiales
• No hay una definición clara de las personas que toman parte en un proceso
• La comunicación es ambigua o poco clara
• No se abordan mensajes
• Entre otros

Una vez generados los hallazgos, debemos clasificarlos para determinar con base en un criterio objetivo cuáles son de prioridad alta, media o baja.

Ejemplos de criterios que podemos utilizar para clasificar estos hallazgos son los siguientes:

Planear las acciones de mejora

Una vez realizada la evaluación, es el momento de establecer qué debemos de resolver, cómo y cuándo.

La mejor forma de hacerlo es a través de un plan que identifique los puntos a mejorar, las acciones concretas, así como los responsables de las mismas.

Si documentamos el plan tendremos más probabilidades de conseguir que se cumpla a diferencia de no hacerlo.

Una estructura de puntos que podemos incluir en un un plan documentado puede ser la siguiente:

• Introducción
• Objetivo
• Alcance
• Involucrados
• Puntos a mejorar
• Acciones a realizar

Como parte del plan hay que establecer un calendario para cumplir las acciones determinadas en tiempos específicos.

Este calendario lo podemos definir de forma tal que esté alineado a los puntos de mejora a cubrir con lo definido en el plan.

Y posteriormente mostrar el detalle para cada objetivos cumplir, de la siguiente manera:

Una vez realizado el plan deberemos como siguiente paso comunicarlo a la organización.

La mejor forma de hacerlo es reunir a los líderes o personas clave para comunicar la iniciativa y hacerlo ver como un proyecto importante para la organización, recalcando el porqué de llevarlo a cabo y sobre los resultados que se esperan de realizarlo.

Debemos considerar que el plan involucra a toda la organización por lo cual es necesario una vez consensado con los líderes comunicarlo a todos y generar un compromiso efectivo para conseguir los resultados.

Ejecutar las acciones

Una vez que hemos completado los detalles de nuestro plan de acción, el próximo paso es ponerlo a prueba. Para ello deberemos realizar una a una las acciones propuestas.

Estas acciones las podemos considerar proyectos o actividades dentro de nuestro plan que involucran tareas concretas.

Por ejemplo, definir y comunicar los objetivos es una gran actividad que implica como tareas: definir los objetivos, validarlos, ajustar con base en la validación, comunicarlos y recibir retroalimentación de las personas a las que los comunicamos.

De esta forma deberemos desagregar o llevar a nivel tarea las acciones identificadas para que podamos especificar en concreto todo lo que implican.

Al hacerlo así, podremos tener una mayor claridad de todo el trabajo implicado para conseguir que se concreten efectivamente las acciones.

Lo siguiente será medir el efecto producido por las acciones realizadas.

Medir

Este paso es necesario para realizar una verdadera mejora ya que nos permitirá conocer si obtuvimos el resultado deseado o no.

Lo que implica es conducir actividades de seguimiento y evaluación para medir lo que hemos ejecutado y verificar su eficacia.

Por ejemplo, si sabemos que un 70% de las personas en la organización decían que la comunicación era un problema, una vez implementando el plan de comunicación deberemos medir a través de una cuesta cómo es la percepción ahora.

¿Tuvo algún cambio favorable? Si fue así ¿qué tanto cambió? y sobre todo podríamos preguntar ¿qué podríamos mejorar aún más?

Ajustar

En este paso tomamos decisiones basadas en los resultados que medios para darle continuidad y mejoría al proceso que se viene desarrollando.

El propósito de esta etapa es también, que detectemos los desvíos y actuar de modo tal que el problema que identificamos que se mantiene lo ajustemos para que no se repita nunca más.

En este paso tomamos decisiones basadas en los resultados que medios para darle continuidad y mejoría al proceso que se viene desarrollando.

El propósito de esta etapa es también, que detectemos los desvíos y actuar de modo tal que el problema que identificamos que se mantiene lo ajustemos para que no se repita nunca más.

Conclusiones

Muchas organizaciones, tanto grandes como pequeñas, suelen cometer el error de pensar que la comunicación se produce por sí sola o que es demasiado complicada de medir o mejorar.

Sin embargo, la comunicación es la clave del éxito de una empresa.

Si las personas, los sistemas y los departamentos no se comunican bien o simplemente no están conectados, una organización fracasará.

La naturaleza de la comunicación en una empresa mejora si alguien se hace cargo de ella, toma medidas y luego se ajusta en función de los resultados obtenidos.