¿Qué es un manual de operaciones?
Un manual de operaciones es una guía de referencia que contiene toda la información sobre cómo funciona una organización.
El propósito que persigue un manual de operaciones es introducir a cualquier persona interesada en conocer cómo se desempeña la organización, así como los elementos que la componen como: su contexto, la estructura, los puestos, los procesos y procedimientos, las actividades, las políticas y reglas establecidas, entre otra información relevante relacionada a su operación.
También contempla aquellas condiciones alternas o excepcionales que ocurren, a la ejecución normalmente esperada de la secuencia de actividades para conseguir un objetivo o resultado.
Usualmente las empresas tienen sus manuales de operaciones en documentos físicos o impresos, pero también hay aquellas que los implementan de forma digital en herramientas o plataformas de software en línea para facilitar su disponibilidad y acceso.
Beneficios de tener un manual de operaciones
Dentro de los beneficios principales que ofrece a una empresa el contar con su manual de operaciones se encuentran:
Mejorar la productividad y eficiencia
Sin una definición clara de roles, responsabilidades, actividades y cómo se deben de realizar en una secuencia ordenada de pasos, los integrantes de una empresa realizarán el trabajo a su manera.
Esto dará como consecuencia que el logro de resultados dependa completamente del buen desempeño y esfuerzo realizado por ellos.
Al tener documentados los procesos, los miembros de la organización podrán conocer exactamente cómo realizar un excelente trabajo.
Mantener y permear el conocimiento
Lo que permite dar valor a los clientes y diferenciarse de la competencia, es el conocimiento de cómo hacer cosas en lo que la empresa se especializa.
Los miembros del staff saben entonces cómo entregar un producto o servicio al cliente, pero si alguno de estos elementos clave se va de la empresa y no contamos con los mecanismos que respalden el conocimiento con el que cuentan, éste se perderá y los demás miembros que permanezcan se verán en la tarea de volver a generar dicho conocimiento.
El manual de operaciones permitirá mantener este conocimiento disponible, asegurando que no desaparecerá espontáneamente, con la salida de uno o más miembros de la organización.
Permitir rendir cuentas
Es normal y de seres humanos que los miembros de la empresa se equivoquen y cometan errores sin intención.
Sin embargo, si no les instruimos y entregamos el conocimiento en cómo hacer correctamente sus actividades, nada evitará el desorden y no se tendrá un compromiso para rendir cuentas sobre sus responsabilidades.
“Nadie me dijo que tenía que hacerlo de esta manera, no es mi culpa”.
El contar con un manual de operaciones hará a cada miembro de la empresa responsable de las actividades que le corresponden, teniendo definido con claridad y precisión lo que deben hacer.
De esta manera si hay falla o error, cada miembro deberá asumir la responsabilidad sobre las acciones realizadas u omitidas.
Hacer a la organización escalable
Un manual de operaciones documentado también puede hacer que su organización sea más escalable.
Cuando sus procesos y procedimientos están documentados para referencia, es mucho más fácil implementar los mismos procedimientos en una escala mayor o en otras ubicaciones. El equipo de trabajo de otras sucursales simplemente pueden replicar los mismos procedimientos que ya están en lugar de tratar de reinventar la rueda.
¿Cuál es el contenido de un manual de operaciones?
Un manual de operaciones incluye diferentes secciones que deberán permitir cumplir con el objetivo de plasmar información de cómo funciona la organización.
A continuación se listan las secciones o apartados importantes a incluir.
- Contexto de la organización
- Estructura de la organización
- Descripción de puestos
- Procesos y procedimientos
- Políticas, reglas y restricciones
¿Cómo elaborar fácilmente un manual de operaciones?
En Softgrade después de varios años de trabajar para nuestros clientes en elaborar sus manuales de operaciones, hemos elaborado una guía paso a paso que facilita a cualquier persona en poder hacerlo.
Esta guía explica cada sección a elaborar para el manual. Además contiene un conjunto de plantillas para elaborar documentos clave dentro del manual de operaciones como:
- Manuales de procesos
- Manuales de procedimientos
- Políticas y reglas de negocio
- Estructura organizacional
- Descripción de puestos
- Entre otros
y ejemplos que te permitirán también hacer mucho más rápido la elaboración de un manual de operaciones.
Te invitamos a que conozcas esta guía, en la cual también puedes solicitar ayuda de nuestros expertos.
Conclusiones
El manual proporciona un claro valor al negocio dado que hará explícito el conocimiento en cómo opera una organización.
En conclusión, no hay ninguna razón para que una empresa de cualquier tamaño no tenga un Manual de operaciones.
En caso de no contar o no querer elaborar un manual de operaciones, conviene hacerse la pregunta:
¿poseemos realmente un negocio o solo nos dedicamos a realizar trabajos?
Como hacer cuando la alta dirección, no comprende la importancia de los procesos y no tiene un conocimiento de cómo aplicar metodologías y buenas prácticas. He diseñado documentación valiosa para la organización pero es trasladada al abandono. La organización continúa trabajando de manera reactiva, muchos de los miembros se sienten agredidos o actúan de una forma si se les despojara de algo. Cómo trabajar el cambio de la mejora continua cuando Los Altos mandos nos frenan y subestiman nuestros conocimientos, haciéndonos sentir que nosotros no tenemos el talento. Me gusta y amo mi trabajo y por primera vez tengo un reto en mi vida profesional y en mi trabajo que donde mi meta es alcanzar el éxito., en una organización de este tipo.
gracias por este valioso aporte
Cómo explica el mito del emprendedor , es fundamental desarrollar un manual operacional, esta es la guía y biblia de una empresa . Es muy importante el plantearse que cualquier negoció o idea de negocio tenga cómo base fundamental una estructura de Modeló de negocio a franquiciar asi sea o no esté el objetivo de su CEO.
Ahora mismo me encuentro inmerso en una situación que me lleva a vivir una sinergia con este asunto pues a la par que emprendo mi proyecto tengo la suerte de desarrollar y estudiar éstos procesos en mi vida diaria , así llegué a este informe precisamente buscando información para el trabajo de Mkt para pymes. Les agradezco mucho el gran aporte , un fuerte abrazo !
hola, buen día, llegue a esta pagina con la necesidad de establecer un manual de procedimientos para un servicio de vacunación en un hospital rural, ya que llega mucha gente nueva y por lo cual ayudaria mucho a facilitar el aprendizaje.
Buenas tardes me interesa hacer y desarrolllar un Manuales de procedimientos desde cero ya que no se cuenta con uno y el conocimiento se pasa de mannera empirica, estoy en el sector educativo
gracias
Considero que una empresa o institucion organizada y que todoa sus integrantes se involucren en las metas y objetivos de la isntitucion, obtiene buenos resultados. Me interesa construir el manual de operaciones para una unidad ejecutora de educacion, en la cual yo trabajo. Es la misma metodología que se usa para una empresa?