El mejor software para gestión de proyectos en 2019

La oferta de opciones de software para gestión de proyectos se ha vuelvo muy amplia.

Debido a estos muchas de las opciones superan el presupuesto y en la práctica no se utilizan todas sus funcionalidades.

Los profesionales de negocios a menudo confían en los sistemas de gestión de proyectos para ayudarlos a supervisar múltiples esfuerzos.

De manera similar, las compañías de hoy en día pueden mitigar el riesgo más fácilmente identificando aspectos fallidos de un proyecto, usando un software de seguimiento que pronostica las fechas de finalización para cada fase de un proyecto.

En esta guía, hacemos una pequeña descripción de las siete herramientas más utilizadas para la gestión de proyectos y analizaremos cómo ayudarte en la selección de la mejor opción.

1. Smartsheet

Smartsheet es una aplicación de gestión de proyectos con una interfaz similar a una hoja de cálculo para ayudar a los equipos a colaborar, planificar proyectos y administrar tareas.

El software ofrece un conjunto de aplicaciones de gestión de proyectos, como gestión de documentos, informes, gestión de recursos y seguimiento de tiempo, con gestión de problemas ofrecida a través de una aplicación adicional.

Smartsheet estandariza los elementos clave del proyecto, aumenta la velocidad y mejora la colaboración con opciones que se ajustan a las preferencias de trabajo individuales.

La aplicación permite a los usuarios realizar un seguimiento de todos los proyectos y mejorar la visibilidad de las prioridades del equipo, de modo que las actividades importantes no se pierdan en las operaciones de trabajo regulares.

Smartsheet ofrece un modelo de suscripción basado en la nube con aplicaciones móviles nativas para Android e iOS para ayudar a los usuarios a terminar el trabajo sobre la marcha.

La suscripción incluye cuentas para múltiples colaboradores, por lo que los usuarios pueden trabajar en proyectos con varios clientes y colegas.

El software se usa en muchas industrias, desde alta tecnología hasta organizaciones sin fines de lucro, y se puede escalar para que coincida con cualquier tamaño de empresa, desde nuevas empresas hasta grandes empresas.

2. Wrike

Wrike es una plataforma de gestión de proyectos basada en la nube para equipos de más de 20 personas y es adecuada tanto para empresas como para PYMES.

Viene con diagramas de Gantt, calendarios, vista de carga de trabajo para administración de recursos, tableros personalizados y actualizaciones en tiempo real.

Permite la estructuración a través de carpetas, proyectos y tareas, y la asignación automática basada en los estados de las tareas.

Se adapta a una amplia gama de negocios, desde finanzas y tecnología hasta creativos y publicitarios.

Wrike for Marketers es un producto separado con plantillas personalizadas, herramientas de revisión y una extensión de Adobe.

Se integra con una variedad de herramientas que incluyen SalesForce, Dropbox, Slack y Adobe Creative Cloud y ofrece API abierta.

Wrike es adecuado para equipos de TI de marketing, operaciones, creativos y grandes a medianos.

La solución está disponible en una suscripción por usuario por mes.

3. Asana

Asana es una solución de gestión de proyectos y tareas basada en la nube que permite a las empresas y agencias de publicidad gestionar y organizar tareas y proyectos, comunicarse y colaborar.

Es útil para equipos y empresas que manejan múltiples proyectos a la vez, y puede servir a empresas de cualquier tamaño.

Las funciones incluyen administración de tareas, informes, notificaciones automáticas, un portal para clientes, herramientas de colaboración, paneles, una aplicación móvil, administración de documentos y asignación de tareas.

Asana también incluye una función de Bandeja de entrada que captura todas las actualizaciones generadas automáticamente por el software.

Se puede acceder a Asana a través de dispositivos móviles como computadoras portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes.

También se puede acceder a ellos tanto en teléfonos inteligentes Android como iOS.

El software es gratuito para hasta 15 usuarios.

Más allá de eso, la banda de precios se basa en el número de usuarios que tiene una empresa.

Asana se puede integrar con varias aplicaciones como DropBox, Sunrise, HipChat, Slack, Box y Google Drive.

Tiene un límite de 100MB por adjunto individual.

4. Trello

Trello es una herramienta de colaboración visual para la planificación de tareas y proyectos.

Aunque es comúnmente utilizada por los equipos de desarrollo de software ágil, la solución también se usa en departamentos como marketing, ventas, soporte y recursos humanos.

La solución basada en la web proporciona herramientas para definir los proyectos, sus requisitos y el flujo de trabajo para garantizar que los proyectos se completen de manera
secuencial planificada.

Trello ofrece un tablero digital para crear, organizar y priorizar acciones.

Los administradores o gerentes pueden incluso definir flujos de trabajo, asignar tareas a individuos o equipos, establecer fechas límite y monitorear el progreso.

Las tarjetas Trello permiten a los usuarios colaborar entre sí.

Los usuarios pueden agregar comentarios, agregar miembros y adjuntar documentos a las tareas asignadas a ellos.

Trello tiene una suscripción gratuita, pero también ofrece un paquete profesional, con la configuración administrativa y de privacidad requerida por las grandes empresas.

Trello se integra con una serie de aplicaciones en línea que incluyen JIRA Cloud, Bitbucket

Cloud, Google Drive, GitHub y Slack.

5. Basecamp

Basecamp es una herramienta de comunicación en tiempo real que ayuda a los equipos a mantenerse en la misma página; es menos para las tareas de administración de proyectos tradicionales (por ejemplo, planificación de recursos y programación a largo plazo).

Con las listas de tareas pendientes, el calendario, las fechas de vencimiento y el intercambio de archivos, Basecamp proporciona una forma para que los equipos puedan realizar un seguimiento de las prioridades y los elementos procesables.

Desde 2004, Basecamp se ha centrado en desarrollar una interfaz simple en la que los usuarios pueden crear proyectos, documentar el progreso y administrar tareas.

Es un software basado en web, que permite a los usuarios iniciar sesión en cualquier lugar, en cualquier momento, ya sea a través de un navegador web o mediante aplicaciones compatibles con una gran cantidad de dispositivos móviles.

No específico para una sola industria, Basecamp puede ser implementado por cualquier organización que necesite administrar un grupo, incluidas las organizaciones sin fines de lucro, nuevas empresas y servicio al cliente, e incluso puede ser utilizado por profesionales independientes.

Las suscripciones son escalables, con niveles para diferentes cantidades de almacenamiento y números de usuarios.

6. Zoho Projects

Zoho Projects es una solución de gestión de proyectos basada en la nube diseñada para pequeñas y medianas empresas.

Ofrece la programación y el presupuesto de los proyectos, lo que les permite a los gerentes de proyectos definir las tareas del proyecto, asignarlos a sus equipos, estimar los costos del proyecto y hacer un seguimiento de las tareas en curso.

Automatiza los procesos de documentos, como el seguimiento de revisiones, el control de acceso y la búsqueda y recuperación.

Otras características del producto incluyen la gestión de documentos, que proporciona un portal para compartir documentos dentro de los miembros del equipo.

Zoho Projects también ofrece funciones de gestión de problemas, que ayudan a los administradores a resolver errores en las tareas del proyecto.

Los paneles de control y el módulo de informes ayudan a los usuarios a preparar informes comerciales y resúmenes de gestión.

Los usuarios pueden usar los diagramas de Gantt para obtener una presentación visual del progreso de las tareas en comparación con lo que se planificó.

El cuadro de asignación de recursos ayuda a los usuarios a saber cuántos miembros del equipo son gratuitos y cuántos están sobrecargados de tareas.

Los hitos y las listas de tareas ayudan a los usuarios a organizar proyectos complejos dividiéndolos en subtajes.

7. Microsoft Project

Microsoft Project es una solución de administración de proyectos que cuenta con la programación de proyectos, que permite a los administradores de proyectos definir tareas del proyecto, asignarlas al equipo y realizar un seguimiento de las asignaciones en curso.

Cuenta con presupuesto de proyectos, que ayuda a los gerentes a estimar los costos para todo el período de un proyecto.

Los gerentes también pueden realizar el «Análisis del valor ganado» y estimar el rendimiento de los costos de sus proyectos.

El software proporciona plantillas integradas, herramientas de programación y acceso en todos los dispositivos para aumentar la productividad de los gerentes de proyecto.

También proporciona cuadros de mando interactivos y funcionalidades de informes.

Los gerentes de proyecto también pueden preparar informes perspicaces y tomar decisiones sobre la ejecución del proyecto y los niveles de personal.

Las funciones de programación como los diagramas de Gantt y los menús desplegables ya rellenados ayudan a reducir el tiempo de capacitación y simplifican el proceso de planificación del proyecto.

Microsoft Project se puede implementar tanto en las instalaciones como en la nube.

La versión basada en web permite a los gerentes de proyecto colaborar con su equipo de forma remota utilizando teléfonos inteligentes y dispositivos móviles.