¿Qué es y cómo hacer un mapa de procesos?

El tener un mapa de procesos de nuestra organización, nos permitirá entonces llegar a conseguir nuestros objetivos de forma eficaz.

¿Qué es un mapa de procesos?

Es una representación gráfica de los procesos existentes en la organización y su interrelación, es decir es la representación gráfica de la relación que existe entre los diferentes tipos de procesos dentro la organización.

La tarea principal para llevarlo a cabo consiste en identificar los procesos de la empresa y relacionar unos procesos con otros según su orden de ejecución, de manera estructurada.

Este permite contar con una perspectiva global-local, ya que ubica cada proceso en el marco de la cadena de valor. 

Simultáneamente relaciona el propósito de la organización con los procesos que lo gestionan, de modo que sirve también como herramienta de aprendizaje para los trabajadores.

Existen diversas formas de hacer un mapa de procesos, la idea principal es plasmar como se relacionan dichos procesos.

Recuerda que un mapa de procesos no es igual en todos los casos,  sino  que cada empresa lo adapta a su estructura. Deben de ser claros y concisos en cuanto a la información que refleja para cumplir con su finalidad.

¿Qué beneficios nos aporta el mapa de procesos?

Definir objetivos y alinearlos. 

Al plasmar los objetivos dentro del mapa se consigue alinear objetivos entre diferentes departamentos e, incluso, diferentes jerarquías dentro de la empresa. Al alinear los objetivos se obtiene una visión global de los mismos y se puede trabajar en pro de una mejor consecución

Definir una estructura coherente de la organización

Estableciendo en todo momento la jerarquía en la misma.

Analizar de manera sencilla los procesos

Es una buena herramienta para analizar los procesos, ayudando a incrementar la calidad y/o reducir el ciclo de tiempo.

Evaluar la eficacia y eficiencia

Ayuda a evaluar la eficacia y eficiencia en cada una de los procesos desde un punto de vista interno y externo.

¿Como hacer un mapa de procesos?

Lo primero a realizar es clasificar los procesos, habitualmente se utilizan tres categorías:

• Clave/ primarios: sobre los que se apoya la compañía para el desempeño del objeto del negocio.
• Estratégicos: dan guia a una organización.
• De apoyo/soporte: sobre los que se apoyan el resto y que dan coherencia al conjunto.

Una vez clasificados, se debe realizar la representación gráfica del mapa según las categorías que se definieron. 

Visualmente se mostrarán los procesos operacionales en el centro del mapa, con los procesos estratégicos y de soporte a los lados, enfatizando su labor de apoyo de estos últimos al resto de procesos.

Una vez creado el mapa de procesos lo siguiente a realizar, es el mapeo de cada uno de los procesos que conforman el mapa.

¿Qué es el mapeo de procesos?

Es una representación gráfica que nos permite entender rápidamente, el conjunto de actividades implicadas para conseguir un objetivo.

A continuación te mostraremos 5 ejemplos de mapeo de procesos principales que una empresa debe tener definidos para conseguir sus objetivos de negocio.

5 Ejemplos de mapeo de procesos

Estos procesos son:

1. Marketing y ventas
2. Atención de pedidos
3. Producción
4. Entrega
5. Facturación y cobranza

Consideremos el hecho de que conocemos cómo hacer un mapa de procesos y si no es así consulta aquí está referencia.

Por otro lado los mapas de procesos que veremos a continuación, están diagramados en una notación estándar.

Esta notación es conocida como BPMN o Business Process Model and Notation. Si quieres conocer más de ella te invito a que lo hagas dando click aquí.

Mapeo de procesos de marketing y ventas

Un proceso de marketing y ventas se refiere a la serie de pasos que tienen como objetivo, encontrar y conectarse con clientes para conseguir que hagan una compra.

Dependiendo del producto o servicios que vendamos este puede implicar diferentes etapas, actividades como metodologías.

Comúnmente las etapas implicadas en el proceso de ventas son:

1. Prospección
2. Calificación
3. Contacto
4. Identificación de necesidades
5. Propuesta de valor
6. Identificación de responsables
7. Cotización
8. Negociación / Manejo de objeciones
9. Cierre

Con base en estas etapas y considerando que participan tanto marketing y ventas, podemos tener un mapa de proceso de la siguiente forma.

Mapeo de procesos de atención de pedidos

El proceso de atención de pedidos es otro proceso relevante para cualquier empresa.

Aunque dependerá mucho del tipo de producto que comercialicemos, un proceso típico considera las siguientes etapas:

1. Registro de pedido
2. Verificación de crédito
3. Verificación de disponibilidad
4. Producción
5. Entrega
6. Cobro

Y su mapa del proceso es el siguiente:

Mapeo de procesos de producción

El proceso de producción es una función específica dentro de la organización.

Como vimos en el diagrama de atención a pedidos, este proceso se manda llamar cuando no se cuenta con existencia.

Típicamente el proceso de producción se realiza para un conjunto de pedidos recibidos.

Si vemos por separado a los dos procesos, el diagrama podría queda de la siguiente manera:

Mapeo de procesos de entrega

Una vez fabricados los productos se procederá a la entrega.

La entrega a diferencia de la producción es un proceso que se debe realizar por cada pedido solicitado, aunque el área o proveedor de entregas para facilitar y optimizar recursos planea rutas para entregar más de un pedido a la vez.

El mapa de proceso para entregas puede quedar de la siguiente manera:

Mapeo de procesos de facturación y cobranza

La facturación y cobranza es otro proceso clave dentro de la cadena de valor.

El llevarlo a cabo eficientemente permitirá tener un control sobre el flujo de efectivo y los ingresos que se tengan por la comercialización de nuestros productos y servicios.

Conclusiones

El tener un mapeo de procesos estratégicos, parecidos a estos ejemplos de mapeo de procesos es una gran herramienta, no solo para entender el trabajo implicado para conseguir los objetivos que persiguen nuestros procesos.

Si no que estos nos permiten entender qué áreas de oportunidad tienen nuestros procesos para su mejora con la finalidad de conseguir de forma más eficiente y rápida los resultados.

En nuestro curso de mapeo de procesos, te enseñamos todo acerca de este tema.

El contar con una definición de procesos y mejorarlos continuamente será también la forma, en que podemos ver que maduremos como organización y demos una mejor atención a nuestros clientes.

Descarga la guía para aprender a hacer un mapeo de procesos en el siguiente botón: