Aprende cómo crear un diagrama de procesos correctamente

Un diagrama de procesos es un elemento clave para poder representar uno o más procesos de una organización.

Los procesos son de gran relevancia para las organizaciones pues son considerarlos activos, es decir algo que se aprecia en valor con el paso del tiempo.

Y cómo no serlo, si es la forma particular y única en cómo entregan sus productos y servicios a sus clientes y dan valor.

Estos activos que son intangibles les dan también a las organizaciones su ventaja competitiva.

Las organizaciones se han dado cuenta que contar con la documentación y el diagrama de flujo de estos procesos, les es de gran utilidad y beneficio.

La representación gráfica del proceso, es decir, el diagrama de proceso, nos permite tener un entendimiento simple, lógico y consistente de un proceso.

Por otro lado la actividad de representar los procesos de una organización es denominada modelado de procesos, lo que da como consecuencia un modelo de proceso.

Cuando se modela el proceso entero con ayuda de una representación gráfica (diagrama de flujo), se puede entender más fácilmente las actividades, condiciones, responsables y sus interacciones.

De esta forma diagramar es una actividad estrechamente relacionada a modelar un proceso.

Veremos a continuación la forma de realizar un diagrama, pero antes revisemos cuáles son los elementos necesarios para crearlo.

Descarga los ejemplos de tipos de diagramas de flujo más utilizados por las empresas

Elementos para elaborar un diagrama de procesos

El modelado y diagramación de procesos es realizado comúnmente por un analista de negocio.

Es decir una persona que genera un flujo de las actividades desde que da inicio el proceso, hasta que se consigue su resultado final.

Los elementos que intervienen en el modelado y diagramación de un proceso es un método y una notación, así como alguna herramienta de la que nos auxiliamos para facilitar el proceso de diagramado.

Método y técnica

El método son los pasos para obtener la información que contendrá el diagrama.

Y la técnica son los símbolos y reglas utilizados para representar el diagrama.

Ejemplos de técnicas en las que se puede diagramar un proceso son:

1. Business Process Modeling Notation (BPMN)
2. Diagramas UML
3. Flowcharts
4. Flujo de datos
5. Diagramas de actividad
6. Interacción
7. Diagramas de Gantt
8. Métodos orientados a objetos
9. Workflows
10. Modelos de simulación

Herramientas

Las herramientas son los programas de cómputo que nos permiten diseñar y construir los tipos de diagramas.

Sin embargo también podemos auxiliarnos de herramientas manuales que incluso nos facilitaran trabajar en conjunto y de manera más ágil.

Dentro de las principales herramientas de software tenemos:

1. BizAgi – Modeler
2. Microsoft – Visio
3. Lucidchart
4. Enterprise Architect – Sparx
5. Process Maker – Colosa
6. KAISHA-Tec – Active Modeler Advantage
7. ARIS – Tool SET

Y por otro lado herramientas manuales son:

1. White board
2. Sticky notes
3. Kanban

Pasos para crear un diagrama de procesos

1. Entender el proceso

Lo primero que tenemos que hacer para poder diagramar un proceso es entenderlo, es decir saber qué objetivo tiene que conseguir y el camino o los pasos para lograrlo.

Comenzando por el objetivo este deberá describir el propósito o resultado del proceso, tiene cuatro elementos que lo componen:

• Lo que será realizado
• Los beneficiarios
• Periodo de tiempo o momento en el que se realiza
• Las personas que intervienen o los eventos que se generan

Un ejemplo de una descripción de objetivo para un proceso de solicitud de viáticos sería:

“Solicitar recursos económicos por el responsable de área a administración y finanzas, para cubrir un evento o encomienda que un comisionado debe realizar fuera de su lugar de trabajo, en un periodo determinado.”

Por otro lado los pasos serían las actividades que se realizan para conseguir dicho objetivo.

Ejemplos de los pasos serían:

• Realizar solicitud
• Validar solicitud
• Entregar recursos
• Comprobar gastos realizados
• Devolver recursos no utilizados

Una vez definidas las tareas o actividades identificamos quién el responsable de realizar cada una de ellas.

Continuando con nuestro ejemplo sería:

• Realizar solicitud – Comisionado
• Validar solicitud – Responsable de administración
• Entregar recursos – Responsable de tesorería
• Acudir a comisión – Comisionado
• Comprobar gastos realizados – Comisionado
• Validar comprobación –  Responsable de tesorería

3. Seleccionar una técnica para realizar los diagramas de procesos

Como vimos existen diferentes técnicas para diagramar un proceso.

Tomar una decisión sobre cuál seleccionar es importante, sobre todo si queremos que todos nuestros procesos sean estándares y homogeneos.

Un aspecto que podemos considerar es la efectividad de los resultados con base en el costo que tiene el seleccionar determinada técnica.

Los principales componentes a considerar al calcular la rentabilidad de una notación o técnica de frente a otra son el tiempo, la calidad, la flexibilidad y la cantidad de recursos necesarios.

4. Mapear y diagramar el proceso

Finalmente habiendo hecho la tarea previa de entender el proceso, así como seleccionar la técnica de modelado, estamos listos para hacer el diagrama de procesos.

El comenzar a hacer el diagrama de procesos antes de entender el proceso, hará inevitablemente que tengamos que ajustar o rehacer el diagrama varias veces, ya que las secuencias de actividades deberán ser modificadas varias veces.

Da click en la siguiente liga y revisa toda la información del curso de mapeo de procesos.

Esto afecta a un nivel de detalle en el que se tenga que reajustar el alcance del proceso, los puntos de decisión o hasta los límites del proceso.

Así teniendo ya esta información, consideremos que seleccionamos la notación para el modelado de procesos de negocio BPMN.

Esta notación utiliza lanes o carriles para identificar a los participantes o responsables de las actividades del proceso.

De esta forma nuestro proceso considerando las actividades mencionadas y la condición de validación, quedará diagramado de las siguiente manera:

Conclusiones

Una vez que nos damos cuenta del alcance del proceso en la organización, es importante que los tengamos identificados, entendidos y documentados.

Parte de la documentación que acompaña a un proceso es su diagrama o modelo.

Son muchos los beneficios que obtenemos al diagramar nuestros procesos, de entre ellos se encuentran:

• Establecer un mecanismo de entendimiento común del proceso
• Permitir conocer el conjunto de actividades, condiciones (o reglas de negocio) y responsables que participan en el proceso
• Facilitar el análisis, pudiendo identificar qué actividades aportan valor y cuáles no
• Introducir más rápidamente a un participante del proceso a entenderlo y seguir su definición
• Dar pie a que podamos mejorar nuestros procesos