Espacios de trabajo híbridos: el futuro del lugar de trabajo

La pandemia del COVID 19 trajo consigo no solo el cuidarnos más con la higiene, sino también una nueva forma de trabajar en la cual las organizaciones deben tener los espacios de trabajo controlados.

El homeoffice ha venido para quedarse trayendo consigo las videoconferencias que ahora son de uso masivo por todo tipo de usuarios, además de combinarlo con el trabajo de manera presencial en las oficinas.

Por ello, las empresas han de trabajar y planificar la vuelta a las oficinas, con unos espacios y salas de reuniones que van a ser utilizadas de manera muy diferente.

Algunas empresas, muy pocas ciertamente, cuentan con un sistema de reserva de salas de reuniones y espacios que permite hacer una gestión óptima de ese recurso siempre escaso, y por lo tanto, costoso. 

Estamos acostumbrados a buscar desesperadamente una sala para esa reunión improvisada de última hora, y en su caso “colarnos” en una sala que, si bien está reservada por alguien, no la está ocupando nadie.

A esta situación tenemos que sumar el cuidar la distancia entre cada uno de los colaboradores y los aforos máximos permitidos, haciendo que el regreso a la oficina sea seguro para todos facilitando la reserva y asignación de un lugar en la oficina limpio y desinfectado.

Es por ello que el contar con un proceso automatizado en el cual se reserven los espacios de trabajo se ha vuelto fundamental y que permita optimizar la organización y reserva de espacios para la realización de reuniones.

Flujo de proceso de reserva de espacios

El proceso de reserva de espacios de trabajo dentro de las organizaciones de manera general implementa el siguiente flujo de trabajo o Work-Flow:

Los pasos que se consideran son:

  1. Consultar disponibilidad del espacio
  2. Reservar el espacio de trabajo
  3. Notificar el espacio reservado a los interesados
  4. Posteriormente se puede considerar que pase cualquiera de la siguientes situaciones:

4.1 Se reciba un mensaje de cancelación de reserva y se cancela la reservación o

4.2 Se cumple la fecha de reserva y se hace uso del espacio

De este flujo se pueden obtener diferentes indicadores que ayudarán entre otras a controlar los espacios disponibles.

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KPIs del proceso

Los indicadores que se pueden obtener de dicho proceso y los cuales nos brindarán datos para la toma de decisiones pueden ser:

  •  Número de reservas de espacios de trabajo
  •  Número de cancelaciones
  •  Espacios reservados y no utilizados
  •  Espacios reservados por periodo de tiempo (semana, mes, trimestre, etc.)
  •  Colabores y áreas que generan una mayor cantidad de reservas
  •  Saturación de espacios de trabajo

Beneficios de implementar el proceso

El contar con este proceso automatizado permitirá a la organizaciones, entre muchas otras obtener los siguientes beneficios:

  • Consulta la disponibilidad de espacios rápidamente
  • Realizar la reserva vía electrónica y fácilmente 
  • Espacios de trabajo optimizados y por tanto es más eficientes
  • Personal más satisfecho al tener más libertad y opciones en su lugar de trabajo
  • Solicitar equipamiento adicional
  • Supervisión, medición y toma de mejores decisiones de planificación basadas en datos.