¿Cómo implementar procesos en tu organización?

Implementar procesos es hoy en día vital para cualquier organización.

En la medida que las personas conozcan qué tiene que hacer y cuándo, les será mucho más fácil generar resultados.

Por el contrario el trabajo desordenado, de forma reactiva, incurriendo siempre en tiempos muertos y con una gran dependencia de supervisores o jefes, siempre ocurrirá cuando no hay procesos.

Además de que las personas o áreas trabajan de forma aislada, dificultando compartir información o documentos.

Todas las organizaciones tienen procesos, sin embargo se les dificulta mucho darse el tiempo para definirlos y hacer que las personas los sigan.

A continuación te diré algunos puntos clave que puedes hacer hoy para implementar procesos de forma fácil.

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Identifica qué procesos implementar primero

En función de su finalidad, los procesos se pueden clasificar en tres tipos en una organización.

  1. Procesos estratégicos. Dan orientación al negocio
  2. Procesos sustantivos. Estos procesos dan el valor al cliente, son la parte principal del negocio
  3. Procesos auxiliares o de apoyo. Estos procesos dan soporte a los procesos centrales

implementar procesos de tipo sustantivos

Si queremos tener control en nuestra empresa o área, los primeros que tenemos que implementar son los sustantivos.

Estos abarcan todas las actividades para entregar el producto o servicio a un cliente, como ventas, facturación, producción o fulfillment, entrega, cobranza, entre otras.

A estos procesos también se les conoce como cadena de valor.

Podemos tener más de una cadena de valor si tenemos líneas diferentes de negocio o forma de entregar nuestros productos y servicios.

Uno de los procesos sustantivos más conocidos es el order to cash o del pedido al cobro.

Documenta tus procesos

La documentación de procesos consiste en modelar en un diagrama de procesos las actividades que ocurren en él.

Podemos tener diferentes diagramas en función de cómo queramos agrupar las tareas, teniendo macro proceso que describen las fases o etapas y los micro procesos.

Existen también diferentes notaciones para el modelado de procesos, así como herramientas de software que podemos utilizar.

En este otro artículo te mencionamos una de las notaciones más utilizadas hoy en día el BPMN o Business Process Model and Notation.

Lo que sigue a continuación es describir de forma textual lo que hace cada proceso, quiénes participan en él, las reglas de negocio, pre-condiciones, post-condiciones, entradas, salidas, entre otros elementos.

Para facilitarte la vida te dejamos aquí una plantilla, que te ayudará a documentar de forma completa y sencilla todos estos elementos en la definición de tu proceso.

Capacita para implementar procesos documentados

Lo siguiente es capacitar sobre los nuevos procesos documentados a todos los involucrados.

Bastará con organizar una sesión en donde se les muestre el documento, los pasos que sigue y quién es responsable de qué y en qué momento.

La práctica recomendada es que durante la definición y documentación de procesos, se involucre a las personas para que participen, para que ya vayan prevalidados al iniciar la capacitación.

Asegura que se siga el proceso

Una vez documentados los procesos y capacitadas a las personas, debemos asegurarnos que los procesos se sigan.

Un mecanismo es nombrar a alguien que sea el revisor o área de calidad.

Su tarea consistirá en realizar revisiones periódicas con base en criterios predefinidos para corroborar que los procesos, con sus tareas, entradas y salidas se cumplan.

Posteriormente podemos facilitarnos aún más las cosas si implementamos herramientas de software que ya existen para modelar y controlar de forma automática nuestros procesos.

 

Conclusiones

Son muchos los beneficios de implementar procesos.

Éstos te ayudan a ahorrar tiempo, tener consistencia en tus resultados, a delegar con total tranquilidad y mejorar la productividad.

La creencia de que solo las grandes organizaciones pueden controlar sus procesos en un gran mito.

Los negocios pequeños y medianos también pueden lograrlo de manera simple y sin implicar grandes inversiones en herramientas.