¿Cómo hacer un mapeo de procesos?

Hacer un mapeo de procesos no es difícil si seguimos un conjunto de pasos establecidos para hacerlo.

Al dar clic aquí, podrás descargar una guía paso a paso para hacer un mapeo de procesos de manera simple.

¿Por qué realizar mapas de procesos?

Muy frecuentemente las organizaciones creen que conocen y dominan sus procesos de negocio.

Pero la realidad es que, muchos dueños o administradores no entienden cómo se desempeñan sus procesos o cómo pueden ser mejorados.

Para esta problemática, el mapeo de procesos representa una gran herramienta a través de la cual podemos mejorar los procesos existentes.

Así como implementar nuevos procesos, identificando los objetivos de negocio que deben conseguirse, con las actividades y personas involucradas en ello.

O también simplificar o eliminar aquellos que no se requieran.

Una organización será entonces tan efectiva como los procesos que tenga definidos y controlados.

Otros motivos del por qué realizar los mapas de procesos son:

• Ofrecen un mismo punto de vistas a toda la organización sobre los procesos
• Ayudan a conocer la definición actual de cada proceso
• Permiten evaluar los objetivos del proceso
• Eliminan los errores de entendimiento
• Disminuyen el desperdicio
• Permiten establecer métricas
• Facilitan identificar problemas
• Permiten definir objetivos estratégicos

Propósito del mapeo de procesos

El mapeo de procesos tiene como propósito identificar los procesos de negocio y cómo estos están operando actualmente (As-Is).

Para posteriormente analizarlos y ajustarlos para generar mejores procesos (To-Be).

Una organización dependiendo de su tamaño puede tener desde algunos hasta muchos procesos de negocio.

Cada uno de estos procesos de negocio los podemos clasificar en diferentes tipos con base en su objetivo.

Cuando comenzamos a realizar el mapeo de procesos lo mejor es identificar primero aquellos procesos denominados procesos clave.

Los procesos clave son aquellos que ofrecen valor director a los clientes externos de la organización.

Posteriormente podremos continuar con los procesos de soporte y estratégicos.

Beneficios del mapeo de procesos

Contar con mapas de procesos, trae consigo grandes beneficios para una empresa u organización.

Dentro de los principales podemos encontrar los siguientes:

Un entendimiento claro de los procesos

El mapeo de procesos permite conocer qué actividades se tienen que realizar, en qué momento y quién en concreto debe hacerlas.

Para representar los mapas de procesos se pueden utilizar diferentes tipos de diagramas y notaciones.

Una de las más populares y estándares es la notación BPMN (Business Process Model and Notation) del Object Management Group.

Así como documentos complementarios que describan los diagramas, esto ayudará a que el entendimiento y comprensión se facilite.

Ofrece visibilidad completa del negocio

Crear mapas de procesos ayuda a organizar los procesos y hacer que la información sea visible para todos.

Así como a romper el trabajo por silos, dando visibilidad de qué actividades que se realizan por las diferentes áreas.

Para lograrlo es necesario dejar disponibles los mapas de procesos y su documentación a los miembros de la organización.

Para que estos puedan hacer uso de ellos en cualquier momento y obtengan el mayor beneficio.

Por otra parte al implementar sistemas de medición, se permitirá obtener información sobre el desempeño de los procesos.

O también los cambios que son requeridos hacer para obtener mejores resultados.

Facilita la inducción y capacitación

Los mapas de procesos son un gran recurso para introducir a los nuevos miembros de la organización a sus actividades.

O reforzar el conocimiento a los miembros existentes o con más tiempo.

A través de diagramas de flujo será más fácil explicar a una persona el trabajo que tiene que realizar.

Así como la manera de interactuar con otras personas y áreas.

También esto ayudará a eliminar actividades repetidas o que exista duda en quién es responsable de realizarlas.

Un mapa de procesos sirve también para la designación de responsables de procesos estratégicos

Permite que se apliquen las mejores prácticas

Otro beneficio más es la posibilidad de identificar e implementar las mejores prácticas.

Esto se logra a través de observar y analizar la forma en cómo se hacen las actividades.

Por buenas y mejores prácticas podemos entender, un conjunto de acciones que dan un buen o excelente resultado.

Permite identificar problemas o áreas de oportunidad

Los mapas de procesos permiten formular preguntas importantes que ayudan a mejorar cualquier proceso.

Y al comprender las aspectos importantes de un proceso, se podrán producir datos útiles que servirán en la resolución de problemas.

Conclusiones

El mapeo de procesos es una valiosa herramienta que facilita el entendimiento y transferencia de conocimiento en una organización.

Ayuda de buena manera también, a reducir tiempo y simplificar las tareas.

Sin los mapas de procesos, la organizaciones se enfrentan a tener que lograr resultados  de forma diferente cada vez.

Es decir tener que implicar esfuerzos, recursos y tiempos variables, sin tener la certeza que se conseguirá llegar al resultado.

Invertir tiempo y recursos para mapear los procesos, será siempre algo que dará un gran retorno a la organización.

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