¿Te gustaría saber cómo administrar un negocio que sea lo suficientemente eficiente y que genere resultados?

Si tu eres el dueño de un negocio, quizá seas el protagonista de una gran cantidad de actividades en tu empresa.

Esto puede ocurrir a pesar de que haya más personas que te apoyen, pero las decisiones y control aún dependen de ti.

Además, tienes una sensación de que tu equipo no tiene claro los objetivos que deben lograr. También puede ser que no has logrado establecer objetivos definidos.

Sea cual sea tu idea de negocio, es importante que tengas en cuenta varias prácticas indispensables para lograr tener un negocio exitoso.

En este post te explicamos cuáles son los principales puntos que debes considerar para hacer que tu negocio no dependa de ti.

No importa que administres un negocio pequeño o una empresa grande. Estos puntos te ayudarán a saber lo que tienes que mejorar para hacer tu negocio independiente.

Antes que nada, es importante que tengas definida la misión, visión y valores de tu empresa. Son el pilar de un negocio y una guía de qué es y hacia dónde se dirige.

Si ya tienes definidos estos puntos, comencemos con los que te ayudarán a que tu negocio no dependa completamente de ti:

1. Define una estructura operacional eficiente

Enfócate en asignar a las personas ideales para cada actividad de tu empresa. Es importante definir cuáles son los puestos, sus responsabilidades y su estructura. De esta forma, podrás asignar actividades a las personas más adecuadas y lograr que tu negocio trabaje eficientemente.

Si aún no tienes completamente definida esta estructura, comienza por ahí.

La descripción de los puestos es una herramienta que consiste en listar y definir funciones y responsabilidades. Estas conforman cada uno de los puestos incluidos en tu estructura organizacional.

2. Asume tu puesto y ¡delega!

Debes delegar todas las actividades que no corresponden a la dirección. Tú eres el líder de tu empresa y debes centrarte en llevar a cabo el plan de negocios. Ya has definido responsables de área y sus actividades, ahora déjalos trabajar.

Céntrate en las actividades clave de la dirección como:

• El monitoreo de indicadores de desempeño
• La planeación estratégica
• El diseño de nuevos productos y servicios, etc.

De igual forma, ten en cuenta que las personas que pusiste como responsables, deberán aprender a tomar decisiones. Durante este proceso, es muy probable que se equivoquen.

Por lo tanto, debes estar ahí para guiarlos y darles confianza para realizar sus nuevas responsabilidades. También puedes considerar capacitarlos a través de un curso online o presencial que pueda ser de utilidad en esta etapa.

3. Define cómo debe operar el negocio

Éste es un punto clave que determina cómo administrar un negocio eficientemente.

La forma de operar un negocio se establece a través de definir e implementar políticas, reglas, procesos y procedimientos.

Los procesos y procedimientos indican los pasos necesarios y los responsables de realizarlos, con la finalidad de conseguir los objetivos.

Existe una diferencia importante en lo que es un proceso y un procedimiento. Según la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas que transforman entradas en salidas.

Mientras que un procedimiento es la manera específica de realizar una actividad. Conoce aquí como puedes documentar un procedimiento.

Y finalmente las políticas son los principios que una empresa se compromete a cumplir. Son principios que marcan las bases en los que se rige la empresa.

4. Define metas, objetivos e indicadores

Es importante que definas cuáles metas y objetivos deseas que se consigan por áreas de tu negocio, periodo (mensual, trimestral, etc), por región, etc.

Define indicadores de desempeño (KPIs) para medir su cumplimiento. Son datos que nos proporcionan información certera sobre funcionamiento de nuestro negocio a través de la evaluación de resultados.

Para realizar esta actividad responde las siguientes preguntas:

• ¿Qué queremos medir?
• ¿Por qué medimos este dato?
• ¿Se realiza el seguimiento de los resultados de nuestro objetivo?
• ¿Es un factor clave para la empresa?
• ¿Quién es el responsable de supervisarlo?
• ¿Con qué periodicidad se debe de revisar?
  

5. Lleva control de la información

Tener un orden en la parte administrativa es importante para evitar y prevenir riesgos en el futuro.

Ten un control de inventario:

No se trata solo de lo que se vende, debes inventariar al final de cada jornada. Debes hacer cuentas sobre lo que ha entrado y lo que ha salido de cada punto de venta. De esta forma, puedes evitar que haya algún desabasto. Por ejemplo, cuando no te das cuenta que se te ha terminado un producto.

Ten en cuenta tus costos:

Debes considerar todos los costos por más mínimos que sean y llevar registro de los mismos. Hay muchos tipos de costos que debes considerar:

• Costos fijos: Son aquellos que no dependen de las ventas, como los pagos de servicios o los sueldos.
• Costos variables: Dependen del producto puesto que es la materia prima y los insumos con los que se hace el producto.
• Costos directos: Es el precio que te dan tus proveedores.
• Costos indirectos: Son aquellos que gastos que se hacen de forma indirecta. Por ejemplo: el desgaste de las máquinas o la reparación, gastos de gasolina y transporte, etc.

Lleva un control de tus ventas:

Todo negocio debe llevar un registro de cada servicio o producto vendido. De esta forma, tendrás conciencia al fin de mes qué cantidad de productos se vendieron. Así puedes determinar cuál es el que vende mejor. Esto te ayudará a plantear la relación entre las ventas, costos y utilidades que estás produciendo.

6. Revisa y ajusta

Ya que has definido los puntos anteriores ¡impleméntalos!. Por último, deberás revisar los resultados obtenidos de la estrategia. Ahora puedes realizar las mejoras necesarias para que tu negocio consiga los objetivos que definiste. De esta forma lograrás que opere eficientemente y sobre todo, lo haga sin depender de ti.

¿Necesitas más ayuda sobre cómo administrar un negocio?

En Softgrade, apoyamos a dueños de negocios a implementar los puntos clave que permiten conseguir que un negocio funcione adecuadamente.

Esto lo logramos a través del Programa de Eficiencia Operacional, que integra capacitación, consultoría y revisión de documentos.

A través de varias etapas, te permitirá definir la estructura y los elementos clave de operación de tu empresa. De esta forma, lograr que funcione de forma controlada, mejore su desempeño y consiga obtener buenos resultados.

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