¿Cómo mejorar el flujo de efectivo de tu empresa?
Una de las prioridades como propietarios de negocio es encontrar la forma en cómo mejorar el flujo de efectivo de nuestra empresa.
Esto no es de extrañarse pues es la manera que permitirá que el negocio mantenga su operación actual y futura.
La fórmula más simple para mejorar el flujo de efectivo, es obtener el pago de las cuentas por cobrar tan rápido como sea posible.
Por otro lado es retrasar las cuentas por pagar, sin poner en riesgo las relaciones que tengamos con nuestros proveedores.
Sin embargo las prácticas para mejorar el flujo de efectivo han llegado a ser un misterio y estar ocultas.
A continuación vamos a mencionarte cuales son las más efectivas y se reconocen como la clave del éxito para cualquier negocio.
Categorías de las prácticas
Vamos a agrupar las prácticas en dos categorías.
La primera son aquellas que podemos realizar a corto plazo cambiando el cómo vendemos, compramos o adquirimos insumos.
Estas son efectivas sin embargo, pueden representar un mayor riesgo para el negocio impactando directamente la oferta a nuestros clientes o las condiciones con nuestros proveedores.
La segunda categoría son las mejores, con menos riesgos, sin embargo nos implica llevar un control y monitoreo, pero la ganancia es que las podemos mantener a largo plazo.
Esta segunda categoría nos dará también la posibilidad de controlar la operación misma de la empresa, al ver a todas las áreas como un todo que se integran para conseguir los objetivos del negocio.
Primera categoría para mejorar el flujo de efectivo
1. Incrementar los ingresos
Es el primer paso y se hace vía incrementar los precios o el valor promedio de las ventas, no así el volumen de las ventas.
Si se llega a tener una disminución dramática en las ventas, se tendrá como consecuencia un decremento en el efectivo para el negocio. Por lo tanto la forma en cómo corregirlo es aumentar los precios para tener un promedio de venta más alto.
2. Mejorar el costo de los insumos
Una reducción en el costo de los insumos ayudará también a mejorar el flujo de efectivo.
Esto se logra a través de cambiar a proveedores u obtener mejores tratos de ellos.
Otra alternativa que podemos plantear es pagarles a tiempo negociando beneficios como descuentos por pronto pago.
3. Retrasar las cuentas por pagar
La clave es pagar a sus proveedores más lento, mientras se esté dentro de los términos comerciales.
Aumentar la cantidad adeudada a sus proveedores mantendrá el efectivo en tu negocio por más tiempo.
Por lo tanto, la idea es aumentar el número de días en comparación con su posición actual.
También se pueden utilizar 28 días sin interés con crédito, pero es necesario pagar completamente la tarjeta al vencer el plazo. Y la tarjeta sólo debe ser utilizada para pagar a los acreedores.
4. Reducir el inventario
Es cuestión de reducir el número promedio de días que el inventario permanece inmóvil.
Vender existencias antiguas, comprar más rápido, obtener mercancía en consignación, etc. todo apoyará a este fin.
La idea es reducir el número de días en comparación con la posición actual.
Segunda categoría para mejorar el flujo de efectivo
En esta segunda categoría se encuentran las acciones que podemos controlarlas a través de proceso, las cuales si definimos y monitoreamos correctamente nos permitirá agilizar el ingreso y controla el egreso.
5. Mejorar las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar constituyen el crédito que la empresa concede a sus clientes a través de una cuenta abierta en el curso ordinario de un negocio.
Para tratar de conservar los clientes actuales y atraer nuevos clientes, muchas empresas recurren al ofrecimiento de crédito.
Las condiciones de crédito pueden variar según el tipo de empresa y la rama en que opere, pero las entidades de la misma rama generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.
El instrumento que se utiliza comúnmente para llevar registro y control de nuestras cuentas por cobrar es la factura.
Por lo tanto será crucial emitir en tiempo y forma nuestras facturas, ya que serán el primer paso que dará inicio al proceso de pago.
Algunos de los problemas recurrentes que afectan al visto bueno de facturas son:
- Errores en los datos del cliente
- Errores en conceptos
- La no aplicación de descuentos o consideraciones especiales
- Emitirlas en fechas que no corresponden
- Problemas desde la captura del pedido u orden
- No entregarlas al área y persona indicada
Todo esto repercutirá en los tiempos en los que esperamos cobrar nuestras facturas y por consiguiente en el flujo de efectivo.
Para evitar los problemas en errores de información debemos verificar con nuestros clientes previamente si los datos son correctos.
Sin embargo para coordinar las actividades de las personas que participan en la solicitud de una factura, emisión, entrega, visto bueno y revisión del pago es necesario definir un proceso.
Este deberá marcar claramente las actividades y quien responsable de cada una de ellas.
5.1 Actividades del proceso
- El área comercial será la designada de establecer los calendario y fechas de emisión de facturas
- Facturación generará, enviará y obtendrá el visto bueno del cliente al recibir la factura, así como la fecha de pago
- Cobranza será la encargada de verificar la aplicación del pago y de notificar cualquier retraso al área comercial
- Comercial deberá dar seguimiento y negociar con el cliente ante cualquier retraso de pago
Así que una primer labor será definir nuestro proceso con base en las actividades que se realizan, darlo a conocer los participantes y dar seguimiento a su cumplimiento.
Sin embargo una gran ventaja es que podemos apoyarnos de herramientas que nos permiten automatizar el proceso de principio a fin, ofreciéndonos ventajas como:
- Implementa un sistema que siga completamente el proceso
- Registrar de forma centralizada la información
- Identificar en qué momento se asigna y se resuelve cada tarea por los participantes
- Disminuir el tiempo entre tareas
- Integrar sistemas y aplicaciones que se utilizan en el proceso
- Establecer puntos de control y alertas para identificar cuando una tareas se retrasa
- Medir el tiempo del proceso
Esta y otras ventajas las podemos encontrar en la solución del pedido al cliente.
Automatizar el proceso completo nos dará control y velocidad para cobrar más rápido y mejorar el flujo de efectivo.
6. Reducir los gastos
La última práctica es reducir los gastos variables como: caja chica, transportes, viáticos o cualquiera que se haga de imprevisto.
El considerarlos es porque representan una carga no planeada que afectará directamente a poder mejorar el flujo de efectivo.
Para su control es recomendable el uso de un proceso que tengan definidas las actividades de:
- Registro del gasto
- Autorización
- Verificación de presupuesto
- Y comprobación.
Por otro lado será necesario también establecer los responsables de cada una de ellas, reglas de negocio, etc.
Estadísticas de las industrias indican que empresas pudieron mejorar su flujo de efectivo, hasta un 28% al controlar sus gastos.
Así también podemos encontrar en esta solución la automatización del proceso de control de gastos.
Conclusiones
En efecto una de las prioridades que tenemos que tener para nuestra empresa, es mejorar el flujo de efectivo.
El incrementar ventas ayudará mucho, pero las prácticas nos permitirá hacerlo de manera directa, con nuestros clientes y operación actual.
Las primeras prácticas serán mucho más rápidas, sin embargo pueden representar un mayor riesgo con clientes y proveedores.
La segunda categoría no los impactará, dado que están enfocadas a facturar y cobrar eficientemente mejorando nuestro flujo de efectivo.
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