Beneficios del proceso order to cash
Diversos estudios han demostrado que los beneficios del proceso order to cash (del pedido al cobro) son muchos llevando buena gestión.
Entre los más importantes se encuentran:
- Reducir los dÃas que transcurren hasta el cobro DSO (por sus siglas en inglés de Days Sales Outstanding)
- Disminución de costos en un 30%
- Incrementar el flujo de efectivo de un 6% a un 26%
Asà también otros grandes beneficios que también se consiguen son:
- Reducir los errores que se cometen desde el registro hasta la entrega de órdenes
- Mejorar la comunicación e integración entre los departamentos que participan (comercial, facturación, producción u operaciones, cobranza, logÃstica, almacén, etc.)
- Poder hacer una mejor planeación de la producción y financiera
- Mejorar la satisfacción al cliente
Siendo tantos e importantes los beneficios que nos ofrece este proceso, vale la pena entonces conocer ¿qué es el proceso order to cash?
El proceso order to cash
El proceso order to cash es uno de los procesos sustantivos de una empresa.
Esto quiere decir que es un proceso necesario para que la empresa pueda mantenerse operando.
El proceso order to cash considera todas aquellas actividades que se realizan en una compañÃa desde que se hace una solicitud de cliente (u orden), hasta conseguir el efectivo de sus clientes.
Algunas actividades comunes involucradas desde el principio hasta el fin de este proceso son:
- Registrar los pedidos u órdenes de diferentes canales (correo electrónico, teléfono, Internet, mostrador, etc.)
- Completar o producir la orden
- Facturar
- Enviar y obtener el visto bueno de la factura
- Planear la logÃstica
- Entregar
- Cobranza
- Verificar la aplicación de pago
En estas actividades las áreas que están involucradas son:
- Clientes (Cotizaciones / Ordenes)
- Ventas
- Servicio al cliente
- Finanzas y contabilidad
- Cadena de suministro
- Producción / Operaciones
- LogÃstica
- Facturación
- Cobranza
Por otro lado se presentan problemas que son muy comunes en las empresas que no gestionan adecuadamente este proceso.
Problemas comunes de una mala gestión del proceso order to cash
- Errores frecuentes en el registro de órdenes
- Errores en producción o entrega de órdenes o servicios
- Amplia duración en los dÃas que pasan para poder cobrar facturas
- Altos costos en la resolución de problemas de órdenes
- Cobranza ineficiente e ineficaz
- Pérdidas a largo debido a clientes que prefieren irse a empresas que gestionan bien su proceso
Existen otros factores que han presionado a las empresas para mejorar en este proceso, permitenos mencionarlos a continuación.
¿Por qué enfocarse en el proceso order to cash?
De acuerdo a estudios, los puntos clave que han motivado a las empresas a enfocarse en este proceso en porcentaje son los siguientes.
Habiendo hecho énfasis en la relevancia de este proceso, te decimos a continuación los pasos para incrementar el éxito de tu proceso order to cash.
Pasos para conseguir los beneficios del proceso order to cash
- Automatiza el ciclo completo del proceso
- Estandarizar los procedimiento de cotización y gestión de la orden
- Integrar el registro de la orden, crédito, facturación y cobranza
- Implementar alertas con base en eventos que ocurren a lo largo del proceso (ej. cuando una factura no se ha generado)
- Centralizar la información de clientes para dar respuesta inmediata
- Generar indicadores de control del proceso
- Implementar soluciones o sistemas para las áreas que no los tengan (Punto de venta, facturación, cobranza), asà como su integración
Conclusiones
En conclusión podemos decir que las empresas han obtenido beneficios del proceso order to cash al mejorarlo.
Los tres principales son la disminución de los dÃas de cobro (DSO), disminuir los costos e incrementar el flujo de efectivo.
Estos beneficios no solo se dan en lo financiero sino también en una mejor operación al interior de la compañÃa, asà como en el servicio al cliente.
Los paso para implementar el proceso no son complicados, sin embargo implican determinar el estado actual del proceso e instrumentar algunas acciones y herramientas que llevarán a conseguirlo.
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