Consigue tener un proceso de facturaciĆ³n eficiente

La importancia de tener un proceso de facturaciĆ³n eficiente no puede ser subestimada.

Tan rƔpido como tu negocio pueda enviar las facturas a clientes, tan pronto como serƔn pagadas causando un impacto positivo en tu flujo de efectivo.

Los retrasos en los pagos tienen efectos adversos en tu negocio.

Sin efectivo en el banco, los gastos del dƭa a dƭa se verƔn retrasados, poniendo en juego su solvencia.

De primera instancia debemos conseguir mantener y superar el punto de equilibro, es decir las ventas que superen a los costos.

grĆ”fica - facturaciĆ³n eficiente

Y a pesar de que este resultado que necesitan las empresas toma tiempo, una vez logrado esto debemos enfocarnos en mejorar el proceso de facturaciĆ³n y cobranza.

Existen en el mercado software que te permiten llevar un registro de tus facturas, sin embargo muchos de estos no se enfocan en controlar el proceso.

Un proceso son los pasos necesarios para conseguir un objetivo, en este caso es un objetivo de negocio por lo que el proceso de facturaciĆ³n es un proceso de negocio.

Algunos de los pasos o actividades comunes que se deben tener en un proceso de facturaciĆ³n son:

  1. Obtener los datos del cliente a facturar
  2. Determinar los productos y servicios a incluir en la factura, asĆ­ como sus importes
  3. Establecer los descuentos que aplicarƔn, mƩtodo y forma de pago, etc.
  4. Registrar la informaciĆ³n de la factura en sistema de facturaciĆ³n
  5. Enviar la factura al cliente
  6. Confirmar la recepciĆ³n de factura, obtener el visto bueno y fecha compromiso de pago
  7. Ajustar y volver a enviar factura si hubo algĆŗn problema
  8. Pagar factura
  9. Conciliar el correcto pago y aplicaciĆ³n de fondos
  10. Notificar cualquier problema o retraso

ĀæCĆ³mo conseguir un proceso de facturaciĆ³n eficiente?

Para tener un proceso de facturaciĆ³n eficiente debemos estandarizar y automatizar el proceso.

Un proceso de facturaciĆ³n automatizado que es rĆ”pido y efectivo, reducirĆ” el margen de error humano.

Si conseguimos que todas las actividades se integren en un solo proceso, reduciremos tambiƩn horas hombre que podrƔn ser utilizadas en otras Ɣreas de la empresa.

La conexiĆ³n puede ser entre los sistemas que ya se utilicen en el proceso como CRMs, CPQs, ERPs y sistemas financieros.

Pero por otro lado si no contamos con sistemas aĆŗn en la compaƱƭa y las actividades se registran en hojas de cĆ”lculo, esto no debe representar un problema.

TambiƩn es posible integrar y automatizar procesos que son completamente realizados por actividades manuales, es decir sin el uso de sistemas.

Una grĆ”fica de como se comunican sistemas, procesos y la organizaciĆ³n la podemos ver en la siguiente imagen.

IntegraciĆ³n sistemas y personas

Lo que conseguimos con un proceso de facturaciĆ³n eficiente

Algunos valores adicionales al conseguir un proceso integrado y automatizado son:

Transparencia

Cuando un cliente quiera consultar cualquier informaciĆ³n o estado de su facturaciĆ³n, serĆ” posible entregarla de inmediato.

AsĆ­ tambiĆ©n se facilitarĆ” cualquier una revisiĆ³n o auditorĆ­a para conocer, cualquier acciĆ³n realizada y dato referente a una factura.

SimplificaciĆ³n para reportes

Con un proceso automatizado e integrado, la facilidad con la que podemos generar reportes crece exponencialmente.

Se pueden construir tambiĆ©n tableros ejecutivos de informaciĆ³n los cuĆ”les pueden ser consultados rĆ”pida y convenientemente para conocer:

  • Indicadores de eficiencia de facturaciĆ³n y cobranza
  • Clientes a los que se les factura mĆ”s
  • Factura promedio
  • Cuellos de botella
  • Principales errores que se cometen
  • DuraciĆ³n del proceso y de cada actividad
  • Entre otras

Dashboard

Cumplimiento

Proteger los datos de los clientes es increĆ­blemente importante para el negocio, afortunadamente, la tecnologĆ­a nos ayuda en buena medida a ello.

Si implementamos las polĆ­ticas y lineamientos podemos garantizar que la informaciĆ³n estarĆ” resguardada y no correrĆ” riesgo a comprometerse.

Esto necesariamente darĆ” confianza y seguridad a nuestros clientes.

FacturaciĆ³n recurrente

CompaƱƭas que cobran de manera recurrente a sus clientes, implementar un proceso de facturaciĆ³n eficiente ayudarĆ” notablemente a ello.

Solo bastarĆ” especificar cuales son las condiciones y esquema de pagos que tenemos para un contrato o factura de cliente, y el sistema se encargarĆ” de agilizar la emisiĆ³n y cobro.

Conclusiones

En conclusiĆ³n podemos decir que la clave para lograr la eficiencia en nuestro proceso de facturaciĆ³n, se encuentra en la integraciĆ³n y automatizaciĆ³n del proceso.

Esto no solo nos traerĆ” un control sobre las actividades que se realizan, sino la informaciĆ³n que nos permitirĆ” monitorear y hacer un proceso cada vez mĆ”s efectivo.

La tecnologĆ­a es la que nos ayudarĆ” de gran manera a realizar esta automatizaciĆ³n, asĆ­ como garantizar los niveles de seguridad y cumplimiento que deseamos con nuestros clientes.